Bundesagentur für Arbeit bietet zukünftig Videotermine an

Wer heute als ausländische Fachkraft, Expat oder internationales Unternehmen mit der Bundesagentur für Arbeit (BA) zu tun hat, kennt das Problem: persönliche Vorsprachen, lange Wartezeiten und Papierformulare, die sich mit einem Leben zwischen zwei Ländern schlecht vereinbaren lassen. Genau hier setzt die Bundesregierung an. Mit einem neuen Arbeitsförderungsgesetz zur Modernisierung des Dritten Buches Sozialgesetzbuch (SGB III) soll die BA digitaler, schneller und in Teilen auch verbindlicher werden. Für internationale Fachkräfte, ihre Arbeitgeber und HR-Abteilungen lohnt sich ein genauer Blick, denn nicht jede Neuerung ist nur gut gemeint.

Warum betrifft die BA-Reform ausländische Fachkräfte und ihre Arbeitgeber?

Die Bundesagentur für Arbeit ist für internationale Fachkräfte weit mehr als eine Behörde für Arbeitslose. Bei vielen Aufenthaltstiteln zur Erwerbstätigkeit ist die Zustimmung der Bundesagentur für Arbeit Voraussetzung für die Erteilung durch die Ausländerbehörde, etwa bei bestimmten Beschäftigungen unterhalb der Fachkräfteschwelle oder bei der Prüfung von Arbeitsbedingungen und Gehalt. Wer als Arbeitgeber Fachkräfte aus den USA, Großbritannien oder Kanada nach Deutschland holen will, hat also mit der BA meist schon vor der eigentlichen Einreise zu tun. Digitalere und schnellere Verfahren bei der BA wirken sich daher unmittelbar auf die Dauer von Visumsverfahren aus – ein Punkt, der in der öffentlichen Debatte um das Gesetz bislang kaum eine Rolle spielt, für unsere Mandanten aber oft entscheidend ist.

Wie funktioniert die neue Videoberatung bei der Bundesagentur für Arbeit?

Bislang mussten Erst- und Folgegespräche, etwa die persönliche Arbeitslosmeldung nach § 141 Abs. 1 SGB III, grundsätzlich vor Ort stattfinden. Künftig soll die Videoberatung zum Normalfall werden, wenn kein persönliches Treffen zwingend erforderlich ist und beide Seiten zustimmen. Für Expats, die häufig zwischen Deutschland und ihrem Herkunftsland pendeln, oder für Fachkräfte, die aus beruflichen Gründen kurzfristig ins Ausland reisen müssen, ist das ein spürbarer Fortschritt. Auch die tägliche Pflicht, den Briefkasten auf Post vom Amt zu prüfen, entfällt künftig; auf Meldungen und Vermittlungsvorschläge muss aber weiterhin unverzüglich reagiert werden, digital genügt dafür künftig eine entsprechende Rückmeldung.

Aus unserer Praxis wissen wir allerdings: Videotermine ersetzen keine rechtliche Prüfung. Gerade wenn eine Meldung bei der BA mit einem laufenden Aufenthaltstitel kollidiert, etwa weil Arbeitslosigkeit die Verlängerung einer Aufenthaltserlaubnis gefährdet, sollte vor dem Gespräch mit der Behörde rechtlicher Rat eingeholt werden. Ein digitaler Termin nimmt der Behörde nicht die Möglichkeit, Rückschlüsse aus dem Gespräch zu ziehen, die später aufenthaltsrechtlich relevant werden.

Was bedeutet "digital first" für Arbeitgeber und HR-Abteilungen?

Nach § 60 Abs. 2 SGB I sollen Leistungsempfänger schon heute vorrangig digitale Vordrucke nutzen. Das neue Gesetz weitet diesen Grundsatz aus: Arbeitgeber müssen Arbeitsausfälle künftig elektronisch anzeigen und Kurzarbeitergeld elektronisch beantragen. Bis Ende 2027 gilt eine Übergangsfrist, danach ist der digitale Weg verpflichtend. Auch Vermittlungsverträge zwischen privaten Arbeitsvermittlern und Arbeitssuchenden benötigen künftig nur noch Textform statt Schriftform.

Für HR-Abteilungen internationaler Unternehmen bedeutet das: Wer heute noch auf papierbasierte Prozesse mit der BA setzt, muss seine internen Abläufe bis 2027 umstellen. Wer schnell eine Fachkraft aus dem Ausland nach Deutschland holen möchte, profitiert gleichzeitig von potenziell kürzeren Bearbeitungszeiten bei der BA-Zustimmung – vorausgesetzt, die Anträge werden von Anfang an vollständig und korrekt eingereicht. Genau an diesem Punkt scheitern in der Praxis die meisten Eigenanträge von Unternehmen, die BA-Verfahren ohne anwaltliche Begleitung selbst durchführen.

Was ist die Job-to-Job-Erprobung – und wo liegt das Risiko für visumsabhängige Beschäftigte?

Neu ist das Instrument der Job-to-Job-Erprobung nach dem geplanten § 45a SGB III-E. Beschäftigte sollen künftig während eines laufenden Arbeitsverhältnisses für bis zu vier, in Ausnahmefällen sechs Wochen bei einem anderen Arbeitgeber eine neue Tätigkeit erproben können, während der bisherige Arbeitgeber die Vergütung weiterzahlt. Für deutsche Arbeitnehmer ist das ein interessantes Instrument gegen strukturelle Arbeitslosigkeit, etwa in der Automobil-, Stahl- oder Einzelhandelsbranche.

Für internationale Fachkräfte mit einem arbeitgeber- oder tätigkeitsgebundenen Aufenthaltstitel, etwa nach § 18a oder § 18b Aufenthaltsgesetz oder mit einer Blauen Karte EU, ist besondere Vorsicht geboten. Ein Aufenthaltstitel, der an eine bestimmte Beschäftigung gebunden ist, lässt sich nicht ohne Weiteres mit einer Erprobung bei einem anderen Arbeitgeber vereinbaren. Das Gesetz regelt zwar arbeits- und sozialrechtliche Fragen der Job-to-Job-Erprobung, trifft aber keine ausdrückliche Aussage zu ihren aufenthaltsrechtlichen Folgen. Arbeitgeber, die dieses Instrument für internationale Beschäftigte nutzen wollen, sollten die Vereinbarkeit mit dem jeweiligen Aufenthaltstitel vorab prüfen lassen, um nicht unbeabsichtigt die Rechtmäßigkeit des Aufenthalts der Fachkraft zu gefährden.

Kooperationsplan statt Eingliederungsvereinbarung: Was ändert sich für Arbeitsuchende?

An die Stelle der bisherigen Eingliederungsvereinbarung tritt künftig ein zweistufiges Verfahren aus Potenzialanalyse und Kooperationsplan. Anders als die bisherige Vereinbarung begründet der Kooperationsplan nach § 37a Abs. 3 SGB III-E zunächst keine eigenen Rechte oder Pflichten. Verbindlich wird es erst, wenn die BA nach § 37b SGB III-E eine gesonderte Verpflichtung ausspricht, etwa zur Teilnahme an einem Sprachkurs oder einer Fördermaßnahme. Verstöße können dazu führen, dass die Arbeitsvermittlung bis zu zwölf Wochen ruht. Für ausländische Arbeitsuchende, deren Aufenthalt an den Bezug bestimmter Leistungen oder an die Mitwirkung bei der Arbeitsuche geknüpft ist, kann eine solche Sperrzeit weitreichende Folgen haben, die über das Sozialrecht hinausgehen.

Ab wann gilt die Reform?

Die Umsetzung erfolgt stufenweise. Ab Juli 2027 sollen Potenzialanalyse, Kooperationsplan und die neuen Meldepflichten gelten, die verpflichtende elektronische Beantragung des Kurzarbeitergeldes folgt ab Januar 2028. Die BA selbst rechnet mit einmaligen IT-Umstellungskosten von rund 8,1 Millionen Euro und jährlichen Effizienzgewinnen von etwa elf Millionen Euro ab 2029.

Fazit: Was Fachkräfte und Arbeitgeber jetzt tun sollten

Die Digitalisierung der Bundesagentur für Arbeit ist überfällig und dürfte Verfahren für ausländische Fachkräfte, Expats und internationale Arbeitgeber im Kern beschleunigen. Gleichzeitig zeigt der Gesetzentwurf, dass technische Modernisierung und aufenthaltsrechtliche Sicherheit zwei unterschiedliche Baustellen sind. Wer als Arbeitgeber eine Fachkraft aus dem Ausland einstellen, eine Job-to-Job-Erprobung anbieten oder Kurzarbeit anmelden will, und wer als internationale Fachkraft eine Meldung bei der BA erhält, sollte die aufenthaltsrechtlichen Nebenwirkungen nicht unterschätzen. Wir begleiten Unternehmen und Fachkräfte durch genau diese Schnittstelle zwischen Arbeits-, Sozial- und Aufenthaltsrecht und sorgen dafür, dass aus einer guten Absicht des Gesetzgebers kein Risiko für den Aufenthaltsstatus wird.