Auslandsportal ersetzt jetzt weitgehend Terminwartelisten

Wer ein deutsches Visum beantragen möchte, musste sich bislang bei vielen deutschen Botschaften zunächst auf einer Terminwarteliste registrieren. Danach begann häufig das eigentliche Problem: Wochen oder sogar Monate warten, bis überhaupt ein Termin zur persönlichen Antragstellung vergeben wurde.

Dieses System verändert sich zunehmend. Das Auslandsportal des Auswärtigen Amtes wird immer stärker zum zentralen Ausgangspunkt für nationale Visumverfahren. Das begegnet uns inzwischen auch zunehmend in unserer anwaltlichen Praxis.

Ein aktuelles Beispiel ist die Deutsche Botschaft Duschanbe. Ab dem 20. September 2026 schafft die Botschaft für zahlreiche wichtige Visumkategorien die bisherige Terminwarteliste ab. Antragsteller müssen stattdessen zunächst ihren Visumantrag digital über das Auslandsportal einreichen.

Die Änderung zeigt, wohin sich das deutsche Visumverfahren entwickelt: weg von der klassischen Terminbuchung und hin zu einem Verfahren, bei dem die digitale Antragstellung und Vorprüfung vor der Vergabe des persönlichen Termins steht.

Wie funktioniert das Auslandsportal?

Das Auslandsportal ist die zentrale digitale Plattform des Auswärtigen Amtes für konsularische Dienstleistungen.

Seit dem 1. Januar 2025 sind sämtliche deutschen Visastellen technisch an das Portal angebunden. Nach Angaben des Auswärtigen Amtes stehen inzwischen 28 verschiedene Antragsarten für nationale Visa online zur Verfügung.

Der Antragsteller erstellt zunächst ein Nutzerkonto, füllt den Antrag online aus und lädt die erforderlichen Unterlagen hoch. Anschließend findet eine digitale Vorprüfung statt.

Erst danach folgt grundsätzlich der persönliche Termin bei der zuständigen Auslandsvertretung oder einem externen Dienstleister. Dort werden insbesondere die biometrischen Daten aufgenommen, gegebenenfalls Originaldokumente geprüft und die Visumgebühr entrichtet.

Der entscheidende Unterschied zum klassischen Verfahren besteht damit darin, dass Antrag und Unterlagen bereits vor dem persönlichen Termin digital geprüft werden können.

Das Auswärtige Amt beschreibt diesen Ablauf ausdrücklich als Möglichkeit, Unklarheiten oder fehlende Dokumente bereits vor dem Termin zu beseitigen.

Warum wird das Auslandsportal für die Terminvergabe immer wichtiger?

Besonders interessant ist eine Entwicklung, die wir mittlerweile häufiger beobachten: Das Auslandsportal ist nicht mehr lediglich eine zusätzliche Möglichkeit, einen Antrag digital vorzubereiten.

Bei einzelnen Auslandsvertretungen wird die digitale Antragstellung vielmehr zur Voraussetzung dafür, überhaupt einen Termin zu erhalten.

Ein sehr aktuelles Beispiel hierfür ist die Deutsche Botschaft Duschanbe in Tadschikistan.

Ab dem 20. September 2026 können sich Antragsteller für zahlreiche Visumkategorien nicht mehr direkt auf der bisherigen Terminwarteliste registrieren.

Betroffen sind unter anderem:

• Studium und Studienkolleg (§ 16b AufenthG)

• studienvorbereitende Sprachkurse (§ 16b AufenthG)

• Studien- und Ausbildungsplatzsuche (§ 17 AufenthG)

• Berufsausbildung (§ 16a AufenthG)

• betriebliche Weiterbildung (§ 16a AufenthG)

• Chancenkarte (§ 20a AufenthG)

• Beschäftigung als Fachkraft (§§ 18a, 18b AufenthG)

• Blaue Karte EU (§ 18g AufenthG)

• Qualifikationsanalyse (§ 16d Abs. 6 AufenthG)

Für diese Kategorien muss der Antrag zunächst über das Auslandsportal eingereicht werden.

Die Botschaft prüft anschließend den digitalen Antrag. Erst nach Abschluss dieser Vorprüfung erhält der Antragsteller einen Link, über den er selbst einen Termin buchen kann.

Eine zusätzliche Registrierung auf der bisherigen Terminwarteliste ist dann weder erforderlich noch möglich.

Was passiert mit Personen, die bereits auf einer Warteliste stehen?

Für Antragsteller, die sich bereits vor der Umstellung registriert haben, gibt es eine Übergangsregelung.

Nach Angaben der Deutschen Botschaft Duschanbe erhalten Personen, die sich bis zum 19. September 2026 auf der bisherigen Terminwarteliste registriert haben, weiterhin nach dem bisherigen Verfahren einen Termin.

Ein bereits bestehender Platz auf der Warteliste geht durch die Umstellung also grundsätzlich nicht verloren.

Das entspricht auch der allgemeinen Linie des Auswärtigen Amtes: Wer bereits einen Antrag gestellt hat oder auf einer bestehenden Warteliste registriert ist, muss wegen der Einführung des Auslandsportals grundsätzlich keinen neuen Antrag stellen.

Bedeutet das Auslandsportal das Ende der Terminwartelisten?

Noch nicht.

Die Verfahren unterscheiden sich weiterhin erheblich zwischen den einzelnen Auslandsvertretungen und teilweise sogar zwischen unterschiedlichen Visumkategorien derselben Botschaft.

Das zeigt gerade das Beispiel Duschanbe besonders deutlich.

Während Fachkräfte, Studenten und Antragsteller auf eine Blaue Karte EU künftig über das Auslandsportal gehen müssen, bleiben dort beispielsweise für Familiennachzug, Forschung, Sprachkurse, bestimmte Beschäftigungen und einige andere Aufenthaltszwecke weiterhin Terminwartelisten bestehen.

Besonders interessant ist das beschleunigte Fachkräfteverfahren nach § 81a AufenthG: Wer über eine entsprechende Vorabzustimmung verfügt, soll sich in Duschanbe weiterhin über eine gesonderte Terminwarteliste registrieren und zusätzlich die Vorabzustimmung an die Botschaft übermitteln.

Es gibt daher derzeit kein weltweit vollkommen einheitliches Verfahren.

Ist der Online-Antrag bereits ein rechtswirksamer Visumantrag?

Hier liegt ein besonders wichtiger rechtlicher Punkt.

Die Deutsche Botschaft Duschanbe weist ausdrücklich darauf hin, dass die bloße Registrierung im Auslandsportal noch keinen rechtswirksam gestellten Visumantrag darstellt.

Nach den dort veröffentlichten Hinweisen soll der Antrag vielmehr erst rechtswirksam gestellt sein, wenn die Vorprüfung des hochgeladenen Antrags abgeschlossen ist.

Das ist praktisch keineswegs belanglos.

Der Zeitpunkt der Antragstellung kann beispielsweise für Fristen, Änderungen der Rechtslage und insbesondere auch für die Frage relevant werden, ab wann eine Behörde überhaupt zur Bearbeitung eines Antrags verpflichtet ist.

Die zunehmende Verlagerung des Verfahrens in eine digitale Vorprüfungsphase wirft deshalb auch rechtliche Fragen auf: Zwischen dem Hochladen eines Antrags und der förmlichen Antragstellung kann eine zusätzliche Verfahrensphase entstehen, deren Dauer der Antragsteller nur begrenzt beeinflussen kann.

Ist das neue Verfahren für Antragsteller besser?

Das Auslandsportal hat durchaus erhebliche Vorteile.

Antragsteller müssen nicht mehr zwingend monatelang auf einen Termin warten, nur um dort erstmals einen möglicherweise unvollständigen Antrag vorzulegen. Dokumente können vorher hochgeladen und von der Visastelle geprüft werden. Fehlende Unterlagen können gegebenenfalls bereits vor dem persönlichen Termin nachgereicht werden.

Gerade bei komplizierten Fachkräfte-, Studien- oder Blue-Card-Verfahren kann das sinnvoll sein.

Allerdings verlagert sich damit möglicherweise auch der Flaschenhals.

Entscheidend ist künftig nicht mehr ausschließlich die Frage:

„Wann bekomme ich einen Termin?“

Sondern zunehmend:

„Wann wird mein Online-Antrag vorgeprüft und wann wird mir anschließend ein Termin freigeschaltet?“

Ob das neue System tatsächlich zu einer schnelleren Visumerteilung führt, hängt daher wesentlich davon ab, wie schnell die jeweilige Auslandsvertretung die digital eingereichten Anträge bearbeitet.

Das Auslandsportal verändert das deutsche Visumverfahren grundlegend

Die Entwicklung in Duschanbe ist deshalb aus unserer Sicht mehr als nur eine lokale Änderung der Terminvergabe.

Das Auswärtige Amt hat die technische Infrastruktur inzwischen weltweit geschaffen. Seit Anfang 2025 sind alle deutschen Visastellen an das Auslandsportal angebunden. Nach Angaben des Auswärtigen Amtes haben bereits im ersten Jahr mehr als 100.000 Antragsteller das Online-Angebot genutzt.

Gleichzeitig wird das Portal kontinuierlich um weitere Funktionen und Antragsarten erweitert.

In der Praxis zeichnet sich damit zunehmend ein neues Modell des deutschen Visumverfahrens ab:

Online-Antrag → digitale Vorprüfung → Terminfreigabe → persönliche Vorsprache → Entscheidung über das Visum.

Die klassische Situation, in der ein Antragsteller zunächst lediglich monatelang auf einen Botschaftstermin wartet und erst dort seinen vollständigen Antrag einreichen kann, könnte damit bei immer mehr Visastellen verschwinden.

Für Antragsteller bedeutet dies allerdings auch, dass es wichtiger wird, den digitalen Antrag von Anfang an vollständig und rechtlich sauber vorzubereiten. Denn die eingereichten Unterlagen können bereits darüber entscheiden, wie schnell die Vorprüfung abgeschlossen und der persönliche Termin freigegeben wird.