Einladungsschreiben Schengenvisum (privat)
Alle wichtigen Informationen vom Anwalt zu privaten Einladungen im Rahmen eines Besuchs mit einem Schengenvisum.
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Hier erfahren Sie
was ein Einladungsschreiben ist und warum es notwendig ist
welche Inhalte private Einladungsschreiben für Schengenvisa benötigen
welche Form das Einladungsschreiben haben muss
Muster/Beispiel zur Formulierung eines privaten Einladungsschreibens
Inhaltsverzeichnis
1. Private Einladung Schengen-Visum
2. Was muss das private Einladungsschreiben enthalten?
3. Einladungsschreiben Schengenvisum Muster (privat)
4. Wann und wohin muss ich die Einladung schicken?
5. FAQ
6. Fazit privates Einladungsschreiben Schengenvisum
1. Private Einladung Schengen-Visum
Ein Einladungsschreiben für ein Schengen-Visum zu Besuchszwecken ist ein zentrales Dokument zur Begründung des Reisezwecks gegenüber der Visastelle und erhöht die Erfolgsaussichten eines Visumantrags für Deutschland erheblich. Es dient als Nachweis dafür, dass die eingeladene Person einen konkreten Einreisegrund hat, in der Regel einen privaten Besuch bei Freunden oder Verwandten, und dass die Unterbringung während des Aufenthalts gesichert ist. Darüber hinaus enthält die Einladung häufig eine Bestätigung über die Rückkehrbereitschaft sowie gegebenenfalls eine Verpflichtung zur finanziellen Absicherung durch den Gastgeber. Insbesondere bei Drittstaatsangehörigen trägt ein formal korrektes Einladungsschreiben wesentlich zur Plausibilität des Visumantrags bei und ist daher ein wichtiger Bestandteil der einzureichenden Unterlagen.
In diesem Artikel erhalten Sie alle Informationen zur korrekten Formulierung eines privaten Schengen-Einladungsschreibens. Die in diesem Artikel gemachten Angaben gelten allerdings lediglich für Einladungsschreiben im Rahmen von privaten Besuchen. Für Geschäftsreisen ist eine andere Art des Einladungsschreibens erforderlich. Wir haben einen eigenen VISAGUARD-Fachbeitrag zum Einladungsschreiben bei Geschäftsreisen verfasst.
2. Was muss das private Einladungsschreiben enthalten?
Wenn eine Person aus einem Drittstaat für einen privaten Besuch nach Deutschland einreisen möchte – etwa zur Familie oder zu Freunden – sollte die Einladung bestimmte Inhalte haben. Zu den erforderlichen Angaben zählen:
Name des Einladers
Geburtsdatum des Einladers
Adresse des Einladers
ggf. Telefonnummer und E-Mail Adresse des Einladers
Name der eingeladenen Person
Geburtsdatum der eingeladenen Person
Adresse der eingeladenen Person
Ausführungen zur geplanten Aufenthaltsdauer
Ausführungen zum persönlichen Verhältnis
Ausführungen zum Reisezweck
Das Einladungsschreiben für private Besuche benötigt keine offizielle Form und kann als normaler (auch elektronischer) Brief formuliert werden. Das Einladungsschreiben sollte allerdings unterschrieben werden (auch digital möglich). Zusätzlich sollte dem Einladungsschreiben eine Kopie des Ausweises oder Aufenthaltstitels beigefügt werden.
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3. Einladungsschreiben Schengenvisum Muster (privat)
Grundsätzlich sind Sie in der Formulierung des Einladungsschreibens frei, da es sich bei dem privaten Einladungsschreiben nicht um ein Formular handelt. Sie können allerdings auch einfach ein Muster benutzen Ein Beispiel für ein privates Einladungsschreiben für Schengenvisa könnte wie folgt aussehen:
[Eigener Briefkopf]
[Adresse der Botschaft]
[Ort, Datum]
Betreff: Einladungsschreiben für ein privates Schengenvisum an [vollständiger Name des Gastes]
Sehr geehrte Damen und Herren,
hiermit lade ich [Name des Gastes], [Passnummer], [Geburtsdatum], [Wohnort] für den Zeitraum vom [Einreisedatum] bis zum [Ausreisedatum] in die Bundesrepublik Deutschland ein. [Name des Gastes] ist mein [Verwandtschafts- oder Freundschaftsverhältnis].
Der Grund des Besuches ist folgender: [kurze Begründung des Aufenthaltszwecks]
Während des Aufenthalts werden die Kontaktdaten von [Name des Gastes] wie folgt lauten: [Adresse]
Die Finanzierung des Aufenthalts können Sie den angehängten Dokumenten entnehmen. Wir bitten Sie, dem Antrag auf Erteilung eines privaten Schengen-Visums stattzugeben und wären Ihren sehr verbunden, wenn Sie den Antrag zügig bearbeiten würden.
Beigefügt finden Sie eine Kopie meines [Personalausweis oder Reisepass und gegebenenfalls Visum oder Aufenthaltsgenehmigung].
Bei Rückfragen stehe ich Ihnen gerne zur Verfügung.
Mit freundlichen Grüßen
[Name Einalder]
[Ort, Datum, Unterschrift]
4. Wann und wohin muss ich die Einladung schicken?
Am einfachsten ist es, wenn das Einladungsschreiben vom Gastgeber in Deutschland erstellt und dem eingeladenen Gast vor dem Termin zugeschickt wird – idealerweise per Post, damit es mit den übrigen Visumsunterlagen im Original eingereicht werden kann. Rechtlich vorgeschrieben ist dieses Vorgehen jedoch nicht. Das Einladungsschreiben unterliegt keiner bestimmten Form und ist kein amtliches Formular, sodass es auch elektronisch erstellt, digital unterschrieben und per E-Mail direkt an die Botschaft übermittelt werden kann. Da die Verfahrensweise von Botschaft zu Botschaft unterschiedlich sein kann, empfiehlt es sich jedoch im Zweifel, direkt bei der zuständigen deutschen Auslandsvertretung nachzufragen, ob die elektronische Übermittlung akzeptiert wird oder eine Originalversion verlangt wird.
Zuletzt sollten Sie beachten, dass die Daten der einladenden Person im Rahmen des Visumverfahrens bei der zuständigen Auslandsvertretung in der sogenannten Visadatei gespeichert werden, wenn das Einladungsschreiben bei der Botschaft abgegeben wird. Gesetzliche Grundlage hierfür ist die Aufenthaltsverordnung (AufenthV), wonach Name und Anschrift der vom Antragsteller benannten Referenzperson im Inland, also des Einladers oder Verpflichtungsgebers, erfasst werden (§ 69 Abs. 2 Nr. 2 lit. g) aa) AufenthV). Diese Einladerdaten sind Bestandteil der allgemeinen Visadatei der Botschaften und Konsulate und dienen der Nachvollziehbarkeit von Visumverfahren sowie der Verhinderung von Missbrauch. Die Daten des Einladers werden insofern gegebenenfalls bei der Sicherheitsüberprüfung herangezogen.
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5. FAQ
Was ist ein privates Einladungsschreiben für ein Schengenvisum?
Ein privates Einladungsschreiben ist ein formloses Schreiben eines Gastgebers in Deutschland, das die Einladung einer Person aus dem Ausland zu einem Besuch belegt. Es stärkt die Glaubwürdigkeit des Visumantrags, da es Informationen zur Beziehung, Aufenthaltsdauer und Unterbringung enthält.
Welche Angaben muss ein Einladungsschreiben enthalten?
Das Schreiben sollte Namen, Geburtsdaten und Adressen beider Personen, den Zweck des Besuchs, die geplante Aufenthaltsdauer sowie Angaben zur Finanzierung enthalten. Es sollte unterschrieben und idealerweise mit einer Ausweiskopie des Einladers versehen sein.
Kann ich ein Muster für ein Einladungsschreiben verwenden?
Ja, es ist zulässig, ein Muster zu verwenden oder selbst zu formulieren. Der Text sollte dabei sachlich sein und den persönlichen Bezug sowie den Reisezweck konkret darstellen. Ein Beispielmuster hilft dabei, alle relevanten Informationen vollständig zu erfassen.
Wohin muss ich das Einladungsschreiben schicken?
Das Einladungsschreiben sollte dem Gast zur Vorlage beim Visumtermin geschickt werden. Möglich ist auch die direkte Übermittlung per E-Mail an die Auslandsvertretung, wenn diese das akzeptiert. Es ist sinnvoll, dies vorab mit der Botschaft abzuklären.
6. Fazit
Ein Einladungsschreiben ist für den Erfolg eines Schengen-Visumantrags zu Besuchszwecken oft ein entscheidender Faktor. Es belegt den Reisezweck, das persönliche Verhältnis zwischen Gastgeber und Gast sowie die gesicherte Unterbringung. Obwohl keine bestimmte Form vorgeschrieben ist, sollte das Einladungsschreiben alle relevanten Angaben enthalten und im Idealfall unterschrieben sein. Es kann dem Gast im Original übermittelt werden oder elektronisch, wenn die Botschaft dies zulässt. Wer eine private Einladung ausspricht, sollte sich deshalb vorab über die genauen Anforderungen der zuständigen Botschaft informieren. Wichtig zu wissen ist, dass die Daten des Einladers gemäß § 69 Abs. 2 Nr. 2 lit. g) aa) AufenthV in der Visadatei der Auslandsvertretung gespeichert werden.
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Weiterführende Informationen
Quellenverzeichnis
[1] Verordnung (EG) Nr. 810/2009 des Europäischen Parlaments und des Rates vom 13. Juli 2009 über einen Visakodex der Gemeinschaft (Visakodex)
[2] Übereinkommen zur Durchführung des Übereinkommens von Schengen vom 14. Juni 1985 zwischen den Regierungen der Staaten der Benelux-Wirtschaftsunion, der Bundesrepublik Deutschland und der Französischen Republik betreffend den schrittweisen Abbau der Kontrollen an den gemeinsamen Grenzen vom 19. Juni 1990 (Schengener Durchführungsübereinkommen)
