Arbeitserlaubnis prüfen Einstellung Ausländer

Das müssen Arbeitgeber bei der Einstellung von Ausländern beachten.

Hier erfahren Sie ...

Warum Arbeitgeber gesetzlich zur Prüfung des Aufenthaltstitels verpflichtet sind.
Welche spezifischen Dokumente für eine legale Beschäftigung vorliegen müssen.
Wo genau Sie die entscheidenden Hinweise zur Erwerbstätigkeit im Visum finden.
Welche rechtlichen Folgen bei der Missachtung der Prüfungs- und Aufbewahrungspflichten drohen.

Inhaltsverzeichnis

1. Pflicht von Arbeitgebern zur Prüfung der Arbeitserlaubnis

2. Welche Arbeitserlaubnis wird benötigt?

3. Wie sieht die Arbeitserlaubnis aus und wo finde ich sie?

4. Konsequenzen bei Verstößen

5. FAQ Prüfung Arbeitserlaubnis Ausländer

6. Fazit Prüfung Arbeitserlaubnis Ausländer

1. Pflicht von Arbeitgebern zur Prüfung der Arbeitserlaubnis

Seit dem Inkrafttreten des Fachkräfteeinwanderungsgesetzes (FEG) am 1. März 2020 sind die Pflichten für Unternehmen, die ausländische Mitarbeiter einstellen möchten, erstmals ausdrücklich normiert worden. Wir weisen unsere Mandanten regelmäßig darauf hin, dass gemäß § 4a Abs. 5 S. 3 Nr. 1 AufenthG eine klare Prüfungspflicht besteht. Das bedeutet für Sie als Arbeitgeber, dass Sie bereits vor Beginn der Tätigkeit sicherstellen müssen, dass der künftige Arbeitnehmer über einen gültigen Aufenthaltstitel verfügt, der ihn zur Ausübung der konkret geplanten Beschäftigung berechtigt.

Diese gesetzliche Vorgabe dient der Prävention illegaler Beschäftigung und nimmt den Arbeitgeber direkt in die Verantwortung. Neben der reinen Prüfung der Dokumente vor Arbeitsbeginn besteht nach § 4a Abs. 5 S. 3 Nr. 2 AufenthG zudem die Verpflichtung, eine Kopie des Aufenthaltstitels für die gesamte Dauer der Beschäftigung aufzubewahren. Sollte das Arbeitsverhältnis vorzeitig beendet werden, sieht das Gesetz in Nr. 3 zudem vor, dass die zuständige Ausländerbehörde innerhalb von vier Wochen nach Kenntniserlangung darüber informiert werden muss.

2. Welche Arbeitserlaubnis wird benötigt?

Die Art der benötigten Erlaubnis hängt stark vom Status des Bewerbers ab, wobei das Gesetz zwischen Personen mit und ohne Aufenthaltstitel differenziert. Grundsätzlich gilt nach der paradigmatischen Änderung durch das FEG das Prinzip der Erlaubnis mit Verbotsvorbehalt: Wer einen Aufenthaltstitel besitzt, darf grundsätzlich eine Erwerbstätigkeit ausüben, sofern kein gesetzliches Verbot oder eine ausdrückliche Beschränkung im Titel eingetragen ist. Dies erleichtert die Einstellung von Fachkräften erheblich, da nicht mehr jede Tätigkeit einzeln genehmigt werden muss, sofern der Titel allgemein zur Arbeit berechtigt (keine Arbeitgeberbindung).

In Fällen, in denen ein Bewerber keinen Aufenthaltstitel besitzt, ist eine Beschäftigung nur in engen Ausnahmewegen nach § 4a Abs. 4 AufenthG möglich. Dies betrifft beispielsweise Personen mit einer Arbeitserlaubnis zur Saisonbeschäftigung oder Fälle, in denen zwischenstaatliche Vereinbarungen eine Tätigkeit ohne formellen Titel erlauben. Besonders zu beachten ist, dass für freizügigkeitsberechtigte Unionsbürger sowie Staatsangehörige aus Island, Liechtenstein, Norwegen und der Schweiz kein Aufenthaltstitel erforderlich ist; hier genügt uns gegenüber der Nachweis der Staatsangehörigkeit durch einen gültigen Pass.

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3. Wie sieht die Arbeitserlaubnis aus und wo finde ich sie?

In der Praxis ist der Aufenthaltstitel oft in Form eines Visums im Reisepass oder als elektronischer Aufenthaltstitel (eAT) zu finden. Wir betonen oft, dass auch ein Visum nach § 6 AufenthG ein vollwertiger Aufenthaltstitel ist, der zur Erwerbstätigkeit berechtigen kann (nicht allerdings in Form des Schengen-Visums). Damit Sie als Arbeitgeber rechtssicher agieren können, sieht § 4a Abs. 3 S. 1 AufenthG vor, dass jeder Titel klar erkennen lassen muss, ob und in welchem Umfang die Ausübung einer Erwerbstätigkeit gestattet ist. Meist finden Sie dort den entscheidenden Vermerk "Erwerbstätigkeit erlaubt".

Oftmals enthalten diese Dokumente jedoch spezifische Nebenbestimmungen, wie etwa die Beschränkung auf einen bestimmten Arbeitgeber oder eine konkrete Tätigkeit. Solche Beschränkungen der Bundesagentur für Arbeit müssen zwingend in den Titel übernommen werden und sind für Sie als Beschäftigenden unmittelbar ersichtlich. Falls ein Eintrag fehlerhaft ist oder der Zusatz für Ihr Unternehmen fehlt, sollte unbedingt vor Arbeitsaufnahme auf eine Korrektur durch die Behörden hingewirkt werden, um die Legalität der Beschäftigung nicht zu gefährden.

4. Konsequenzen bei Verstößen

Ein fahrlässiger Umgang mit den Prüfungspflichten kann unangenehme Folgen haben, wobei das Gesetz hier differenziert. Interessanterweise stellt ein bloßer Verstoß gegen die Prüfungs- und Aufbewahrungspflicht nach § 4a Abs. 5 S. 3 Nr. 1 und 2 AufenthG für sich genommen aktuell keine Ordnungswidrigkeit nach § 98 AufenthG dar. Dennoch ist die Rechtssicherheit Ihres Unternehmens gefährdet, da die Beschäftigung ohne gültigen Titel an sich sanktioniert wird und der Verstoß gegen die Mitteilungspflicht bei vorzeitiger Beendigung gemäß § 98 Abs. 2a Nr. 2 AufenthG sehr wohl bußgeldbewehrt ist.

Besondere Vorsicht ist geboten, wenn es um die Beauftragung von Dienst- oder Werkleistungen geht. Werden Ausländer ohne entsprechende Erlaubnis nachhaltig und entgeltlich beauftragt, kann dies als Ordnungswidrigkeit geahndet werden, sofern die Tätigkeit auf Gewinnerzielung gerichtet ist. Auch wenn die juristische Literatur hier teilweise Verstöße gegen das Bestimmtheitsgebot sieht, raten wir dringend zur sorgfältigen Dokumentation, um rechtliche Auseinandersetzungen und Sanktionen von vornherein zu vermeiden.

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5. FAQ Prüfung Arbeitserlaubnis Ausländer

Muss ich den Aufenthaltstitel im Original sehen?

Ja, zur Erfüllung der Prüfungspflicht sollte das Dokument im Original vorgelegt werden, um die Echtheit und den aktuellen Status der Arbeitsberechtigung zweifelsfrei festzustellen.

Gilt die Prüfungspflicht auch für Praktikanten oder freie Mitarbeiter?

Die Pflicht nach § 4a Abs. 5 S. 1 AufenthG erstreckt sich explizit auch auf die Beauftragung mit entgeltlichen Dienst- oder Werkleistungen, sofern diese nachhaltig erbracht werden.

Was passiert, wenn der Mitarbeiter seinen Titel verliert?

Da die Aufbewahrungspflicht für die gesamte Dauer der Beschäftigung gilt, müssen Sie als Arbeitgeber sicherstellen, dass stets ein gültiger Nachweis in Ihren Unterlagen vorliegt.

6. Fazit Prüfung Arbeitserlaubnis Ausländer

Die Prüfung der Arbeitserlaubnis ist für Arbeitgeber keine bloße Formalität, sondern eine zentrale Compliance-Aufgabe im modernen Arbeitsrecht. Durch die Regelungen des § 4a AufenthG wurde ein klarer Rahmen geschaffen, der einerseits den Zugang zum Arbeitsmarkt erleichtert, andererseits aber eine gewissenhafte Prüfung und Dokumentation durch das Unternehmen verlangt. Wir unterstützen Sie dabei, diese Prozesse rechtssicher zu gestalten, damit Sie sich voll und ganz auf die Integration Ihrer neuen Talente konzentrieren können.