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Mitarbeiterakte bei Ausländern
Aufbewahrungspflichten für Arbeitgeber bei der Ausländerbeschäftigung
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Welche gesetzlichen Aufbewahrungspflichten Arbeitgeber bei der Beschäftigung ausländischer Fachkräfte zwingend beachten müssen.
Welche konkreten Dokumente, wie etwa der Aufenthaltstitel, zwingend als Kopie in die Mitarbeiterakte gehören.
In welcher Form Sie die Unterlagen rechtssicher archivieren können, um bei einer Betriebsprüfung optimal vorbereitet zu sein.
Wann der richtige Zeitpunkt für die datenschutzkonforme Löschung der sensiblen Dokumente nach Ende des Arbeitsverhältnisses erreicht ist.
1. Aktenführung bei Ausländern
2. Was muss in die Mitarbeiterakte bei Ausländern?
3. Form der Aufbewahrung
4. Wie lange muss die Mitarbeiterakte geführt werden?
5. FAQ Mitarbeiterakte Ausländer
6. Fazit Mitarbeiterakte Ausländer
1. Aktenführung bei Ausländern
Die ordnungsgemäße Führung einer Mitarbeiterakte ist für Unternehmen nicht nur eine Frage der internen Organisation, sondern eine zentrale gesetzliche Compliance-Anforderung. Gemäß § 4a Abs. 5 S. 3 Nr. 2 AufenthG trifft den Beschäftigenden eine spezifische Mitwirkungspflicht, die sicherstellen soll, dass die rechtmäßigen Voraussetzungen für eine Erwerbstätigkeit jederzeit belegt werden können. Wir erleben in der Praxis oft, dass eine lückenlose Dokumentation das effektivste Mittel ist, um bei behördlichen Kontrollen rechtliche Risiken zu minimieren.
Obwohl ein Verstoß gegen diese speziellen Aufbewahrungspflichten nach der aktuellen Rechtslage in § 98 AufenthG oder § 404 SGB III nicht direkt mit einem Bußgeld bewehrt ist, raten wir dringend zur Sorgfalt. Unregelmäßigkeiten in der Aktenführung können sich nämlich nachteilhaft auf zukünftige Genehmigungsverfahren auswirken oder im Rahmen von Sozialversicherungsprüfungen zu erheblichen Rückfragen führen. Eine saubere Akte ist somit das Fundament für eine rechtssichere Beschäftigung ausländischer Mitarbeiter.
2. Was muss in die Mitarbeiterakte bei Ausländern?
Im Zentrum der Dokumentationspflicht steht die Sicherstellung, dass der ausländische Mitarbeiter zur Ausübung der konkreten Erwerbstätigkeit berechtigt ist. Der Arbeitgeber ist daher verpflichtet, Kopien der Dokumente aufzubewahren, die den Aufenthaltstitel inklusive eines eventuell vorhandenen Zusatzblattes umfassen. Diese Unterlagen dienen als Nachweis gegenüber den Behörden, dass die gesetzlichen Vorgaben für den Marktzugang eingehalten wurden.
Neben dem klassischen Aufenthaltstitel (eAT) müssen je nach Status des Arbeitnehmers auch weitere spezifische Bescheinigungen vorgehalten werden. Dazu zählen insbesondere die Arbeitserlaubnis zum Zweck der Saisonbeschäftigung sowie Bescheinigungen über eine Aufenthaltsgestattung oder die Aussetzung der Abschiebung, sofern diese zur Erwerbstätigkeit berechtigen. Wir empfehlen, diese Unterlagen stets als festen Bestandteil der Entgeltunterlagen zu betrachten, da sie auch gemäß § 8 Abs. 1 Nr. 3 Beitragsverfahrensverordnung für die Sozialversicherung relevant sind.
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3. Form der Aufbewahrung
Hinsichtlich der technischen Umsetzung lässt der Gesetzgeber den Unternehmen einen gewissen Spielraum, verlangt aber dennoch Beständigkeit. Die zur Aufnahme der Beschäftigung berechtigenden Dokumente können wahlweise in Papierform oder in elektronischer Form archiviert werden. Wichtig ist dabei, dass die Lesbarkeit und die Zuordnung zum jeweiligen Mitarbeiter über den gesamten Zeitraum der Aufbewahrung gewährleistet bleiben, um den Anforderungen einer Betriebsprüfung standzuhalten.
Wir raten unseren Mandanten häufig dazu, die digitale Form zu bevorzugen, da dies die Verknüpfung mit den restlichen Entgeltunterlagen erleichtert. Gemäß § 28f Abs. 1 S. 1 SGB IV müssen diese Informationen nämlich zusammen mit den anderen Gehaltsdaten vorgehalten werden. Unabhängig vom gewählten Format sollte das Unternehmen sicherstellen, dass der Zugriff auf diese sensiblen Daten durch ein entsprechendes Berechtigungskonzept geschützt ist, um den Datenschutzvorgaben gerecht zu werden.
4. Wie lange muss die Mitarbeiterakte geführt werden?
Die grundlegende Aufbewahrungspflicht besteht für die gesamte Dauer der Beschäftigung und endet formal mit der rechtlichen Beendigung des Arbeitsverhältnisses. Dennoch endet die Verantwortung des Arbeitgebers meist nicht am letzten Arbeitstag des Mitarbeiters. Es gibt gewichtige Gründe, die Dokumente über diesen Zeitpunkt hinaus aufzubewahren, etwa um zivilrechtliche Ansprüche abzuwehren oder die Legialität der Beschäftigung im Rahmen einer späteren Betriebsprüfung nachzuweisen.
Unter Berücksichtigung der Verjährungsvorschriften nach den §§ 195, 198 BGB kann eine Aufbewahrung für bis zu drei Jahre nach Ablauf des Austrittsjahres gerechtfertigt sein. Darüber hinaus verlangt das Sozialversicherungsrecht nach § 28p SGB IV oft eine Speicherung bis zum Ablauf des Kalenderjahres, das auf die letzte Prüfung folgt. Sobald jedoch der Zweck der Speicherung wegfällt und keine gesetzlichen Fristen mehr greifen, müssen die Unterlagen im Sinne des Datenschutzes konsequent vernichtet werden.
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5. FAQ Mitarbeiterakte Ausländer
Muss ich das Original des Aufenthaltstitels einbehalten?
Nein, der Arbeitgeber ist lediglich verpflichtet, eine Kopie der entsprechenden Urkunden anzufertigen und diese sicher aufzubewahren.
Gibt es Bußgelder, wenn ich die Kopie des Visums verliere?
Ein direkter Bußgeldtatbestand für die Verletzung der Aufbewahrungspflicht aus § 4a AufenthG ist derzeit nicht normiert. Dennoch kann dies zu erheblichen Problemen bei späteren Betriebsprüfungen führen.
Muss ich die Dokumente auch für ehemalige Mitarbeiter aufheben?
Ja, aus Gründen der Compliance und zur Absicherung gegen zivilrechtliche Ansprüche oder sozialversicherungsrechtliche Nachprüfungen ist eine längere Aufbewahrung oft notwendig.
6. Fazit Mitarbeiterakte Ausländer
Die sorgfältige Archivierung von Aufenthaltstiteln und Arbeitserlaubnissen ist ein wesentlicher Teil der unternehmerischen Sorgfaltspflicht. Auch wenn das Fehlen der Dokumente nicht unmittelbar sanktioniert wird, schützt eine lückenlose Aktenführung das Unternehmen vor langwierigen Auseinandersetzungen mit Behörden oder Rentenversicherungsträgern. Wir unterstützen Sie gerne dabei, Ihre Prozesse so zu gestalten, dass Sie alle Fristen und Formvorgaben rechtssicher einhalten.
Weiterführende Informationen
[1] Timmermann/Uznanski/Mävers/Klaus, Beschäftigung ausländischer Mitarbeiter, 2. Aufl. 2025
[2] Offer/Mävers, Beschäftigungsverordnung, 2. Auflage 2022
[3] Vorreuter, Akademische Fachkräfteeinwanderung: Ein Praxisleitfaden, 1. Auflage 2024