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Payroll in Deutschland selber machen - Ist das möglich?
Zustellungsbevollmächtigter und Payroll in Deutschland: Ein Leitfaden für ausländische Arbeitgeber
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Warum seit 2021 die Bestellung eines Bevollmächtigten in Deutschland für die Sozialversicherung gesetzlich zwingend vorgeschrieben ist.
Unter welchen Voraussetzungen Sie als ausländischer Arbeitgeber zur Abführung von Lohnsteuer verpflichtet sind und wann nicht.
Welche massiven Risiken und Haftungsfallen bei einer fehlerhaften Eigenverwaltung der deutschen Payroll drohen.
Wie wir als Kanzlei Sie bei der rechtssicheren Umsetzung Ihrer Arbeitgeberpflichten und der Kommunikation mit Behörden unterstützen.
1. Kann ich als ausländischer Arbeitgeber selber die Payroll in Deutschland machen?
2. Pflicht zur Bestellung eines Bevollmächtigten in Deutschland
3. Probleme bei eigener Umsetzung der Payroll und von HR in Deutschland
4. Steuern selber abführen Entsendung nach Deutschland
5. FAQ Payroll in Deutschland
6. Fazit Payroll in Deutschland
1. Kann ich als ausländischer Arbeitgeber selber die Payroll in Deutschland machen?
Die Abwicklung der Entgeltabrechnung für in Deutschland beschäftigte Mitarbeiter durch ein ausländisches Unternehmen ist theoretisch möglich, stößt jedoch in der Praxis an enge rechtliche und technische Grenzen. Wir beobachten immer wieder, dass Unternehmen versuchen, die deutsche Lohnabrechnung über ihre bestehenden ausländischen Systeme mitlaufen zu lassen, was aufgrund der hochspezifischen Anforderungen des deutschen Meldeverfahrens fast ausnahmslos scheitert. In Deutschland müssen Meldungen zur Sozialversicherung über zertifizierte Entgeltabrechnungsprogramme oder Portale wie das SV-Meldeportal erfolgen, wobei die gesamte Kommunikation mit den Einzugsstellen zwingend in deutscher Sprache geführt werden muss.
Darüber hinaus sind wir als Experten für Visums- und Arbeitsrecht der Ansicht, dass die Komplexität der deutschen Beitragsgruppenschlüssel und Umlagesätze von ausländischen HR-Abteilungen kaum ohne lokale Expertise durchdrungen werden kann. Zwar erlaubt das Gesetz die Eigenverwaltung, doch die Verantwortung für die korrekte Berechnung der Arbeitgeber- und Arbeitnehmeranteile bleibt vollumfänglich bei Ihnen. Ohne eine fundierte Kenntnis der deutschen Rechtslage riskieren Sie bereits bei der ersten Anmeldung schwerwiegende Fehler, die oft erst Jahre später bei einer Betriebsprüfung durch die Deutsche Rentenversicherung aufgedeckt werden.
2. Pflicht zur Bestellung eines Bevollmächtigten in Deutschland
Eine der wichtigsten Neuerungen, auf die wir unsere Mandanten hinweisen, ist die seit dem 1. Januar 2021 geltende Verschärfung im Vierten Sozialgesetzbuch. Gemäß § 28f Abs. 1b SGB IV sind ausländische Arbeitgeber ohne Sitz in Deutschland, die hier sozialversicherungspflichtige Mitarbeiter beschäftigen, nunmehr gesetzlich verpflichtet, einen Bevollmächtigten im Inland zu bestellen. Diese Regelung dient der durchgängigen Überprüfbarkeit durch die deutschen Träger der Rentenversicherung, damit diese auch bei Unternehmen ohne physische Präsenz in Deutschland eine effektive Kontrolle ausüben können.
Dieser Bevollmächtigte übernimmt eine zentrale Rolle: Er ist dafür verantwortlich, dass die Entgeltunterlagen im Inland geführt, in deutscher Sprache verfasst und für Prüfzwecke ordnungsgemäß aufbewahrt werden. Als Bevollmächtigter kann zwar theoretisch der Arbeitnehmer selbst fungieren, wir raten hiervon jedoch dringend ab, da die bürokratische Last und das Haftungsrisiko für Laien kaum tragbar sind. Vielmehr empfehlen wir die Bestellung eines qualifizierten Dienstleisters, Steuerberaters oder Rechtsanwalts, der als offizieller Ansprechpartner für die Betriebsprüfung nach § 28p SGB IV dient und die Einhaltung der Aufzeichnungspflichten garantiert.
3. Probleme bei eigener Umsetzung der Payroll und von HR in Deutschland
Die Herausforderungen bei einer eigenständigen Umsetzung der HR-Prozesse in Deutschland werden oft unterschätzt, insbesondere im Hinblick auf die Haftung. Als Arbeitgeber haften Sie persönlich für die rechtzeitige und vollständige Abführung des Gesamtsozialversicherungsbeitrags. Sollten bei einer späteren Prüfung Differenzen festgestellt werden, etwa weil Sachbezüge falsch bewertet wurden oder die Versicherungsfreiheit fälschlicherweise angenommen wurde, drohen hohe Nachzahlungen inklusive Säumniszuschlägen. Die Betriebsprüfung der Rentenversicherung findet regelmäßig statt und schaut sehr detailliert auf die Vollständigkeit der Unterlagen.
Zudem stellt die Sprachbarriere im Kontakt mit den Krankenkassen, die in Deutschland als Einzugsstellen fungieren, ein erhebliches Hindernis dar. Bescheide, Rückfragen zu Versicherungsverhältnissen oder Aufforderungen zur Nachzahlung werden ausschließlich auf Deutsch zugestellt. Werden hierbei Fristen versäumt, weil der Inhalt im Ausland nicht rechtzeitig verstanden wurde, kann dies zu empfindlichen Bußgeldern gemäß § 111 SGB IV führen. Wir stellen als Kanzlei sicher, dass solche Kommunikationsdefizite gar nicht erst entstehen und Ihre Compliance jederzeit gewahrt bleibt.
4. Steuern selber abführen bei Entsendung nach Deutschland
Im Bereich der Lohnsteuer ist die Rechtslage etwas differenzierter als in der Sozialversicherung. Ob Sie als ausländischer Arbeitgeber verpflichtet sind, Lohnsteuer einzubehalten und abzuführen, hängt maßgeblich davon ab, ob Sie in Deutschland eine Betriebsstätte unterhalten. Verfügen Sie über eine feste Einrichtung wie ein Büro oder ein Lager, gelten Sie als inländischer Arbeitgeber und müssen die Lohnsteuer über das ELSTER-Verfahren anmelden. Ohne eine solche Betriebsstätte entfällt in der Regel die Abzugspflicht für den Arbeitgeber, und der Arbeitnehmer muss seine Einkünfte im Rahmen seiner eigenen Einkommensteuererklärung versteuern.
Trotz dieser steuerlichen Flexibilität bleibt die Falle bestehen: Die Befreiung von der Lohnsteuerabzugspflicht entbindet Sie keineswegs von den Pflichten in der Sozialversicherung. Es entsteht oft das Missverständnis, dass ohne Steuerpflicht auch keine Sozialversicherungspflicht besteht – ein gefährlicher Irrtum. Selbst wenn der Arbeitnehmer seine Steuern selbst regelt, müssen Sie als Arbeitgeber die korrekte Sozialversicherungsabwicklung über einen Bevollmächtigten sicherstellen. Wir unterstützen Sie dabei, diese beiden Rechtsgebiete sauber voneinander zu trennen und für beide Bereiche eine rechtssichere Lösung zu finden.
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5. FAQ Payroll in Deutschland
Muss ich zwingend einen Steuerberater in Deutschland beauftragen?
Gesetzlich vorgeschrieben ist ein Bevollmächtigter für die Sozialversicherung nach § 28f Abs. 1b SGB IV. Dies muss kein Steuerberater sein, aber aufgrund der Komplexität der Abrechnung und der Haftungsrisiken ist die Beauftragung eines Experten dringend zu empfehlen.
Kann mein Mitarbeiter in Deutschland einfach selbst mein Bevollmächtigter sein?
Ja, das ist rechtlich zulässig. Allerdings ist der Mitarbeiter dann für die Führung und Aufbewahrung der Lohnunterlagen verantwortlich und Ansprechpartner für die Betriebsprüfung. In der Praxis überfordert dies die meisten Arbeitnehmer fachlich.
Was passiert, wenn ich keinen Bevollmächtigten bestelle?
In diesem Fall verstoßen Sie gegen Ihre Mitwirkungspflichten. Dies kann zu Bußgeldern führen und erschwert die Durchführung von Betriebsprüfungen, was im Zweifel zu einer Schätzung der Beiträge zu Ihren Ungunsten führen kann.
Muss die Lohnabrechnung zwingend in deutscher Sprache vorliegen?
Ja, gemäß § 28f Abs. 1 SGB IV sind Entgeltunterlagen in deutscher Sprache zu führen. Dies ist essenziell für die Nachvollziehbarkeit bei Prüfungen durch die Rentenversicherungsträger.
6. Fazit Payroll in Deutschland
Die Beschäftigung von Mitarbeitern in Deutschland durch ein ausländisches Unternehmen bietet große Chancen, ist aber mit erheblichen bürokratischen Anforderungen verbunden. Die gesetzliche Pflicht zur Bestellung eines Zustellungsbevollmächtigten gemäß § 28f Abs. 1b SGB IV ist keine bloße Formalität, sondern eine zentrale Compliance-Vorgabe. Wer hier an der falschen Stelle spart und die Payroll "nebenher" erledigt, riskiert bei der nächsten Betriebsprüfung schmerzhafte Nachzahlungen und rechtliche Konsequenzen. Wir empfehlen Ihnen daher dringend, von Beginn an auf eine professionelle Struktur zu setzen. Die Kombination aus einer korrekten steuerlichen Einordnung und einer gesetzeskonformen sozialversicherungsrechtlichen Abwicklung durch einen Experten in Deutschland schützt Ihr Unternehmen vor unnötigen Risiken.