IW und KOFA veröffentlichen Empfehlungsbericht zur Work and Stay Agentur

Die Gewinnung hochqualifizierter Fachkräfte aus Drittstaaten wie den USA, Großbritannien oder Kanada scheitert in der deutschen Praxis selten an mangelndem Interesse der Bewerber oder fehlender Bereitschaft der Unternehmen. Sie scheitert vor allem an bürokratischen Reibungsverlusten, zähen Verwaltungsverfahren und einer tiefen meherebenen Zuständigkeitszersplitterung. Dass das aktuelle System grundlegend reformiert werden muss, zeigt der aktuelle Ergebnisbericht des Instituts der deutschen Wirtschaft (IW) und des Kompetenzzentrums Fachkräftesicherung (KOFA) zu den Initiativworkshops für die geplante Work-and-Stay-Agentur (WSA). Die Studie zeichnet ein präzises Bild der bestehenden Schmerzpunkte und skizziert eine längst überfällige Neuausrichtung der deutschen Einwanderungsarchitektur. Als spezialisierte Rechtsanwaltskanzlei für Visums- und Migrationsrecht begleiten wir täglich hochqualifizierte Akademiker, Expats sowie HR-Abteilungen durch diese Verfahren. Wir sehen in den Handlungsempfehlungen wichtige Schritte für mehr Rechtssicherheit und Effizienz, kennen aber auch die Tücken, die in der praktischen Umsetzung auf Betroffene und Unternehmen warten.

Warum führt die aktuelle Verwaltungspraxis bei Visumverfahren zu massiven Verzögerungen?

In unserer täglichen Mandatspraxis erleben wir regelmäßig, dass Anträge nicht an komplexen Rechtsfragen scheitern, sondern an einer überbordenden Dokumentation und sachfremden Überprüfungen. Obwohl das AufenthG klar strukturierte Tatbestände vorsieht, neigen Auslandsvertretungen und Ausländerbehörden zunehmend dazu, Ermessensspielräume extrem weit auszulegen und Nachweise anzufordern, die mit der eigentlichen Erteilungsvoraussetzung rechtlich kaum in Zusammenhang stehen. Für Antragsteller aus Drittstaaten bedeutet dies oft monatelange Wartezeiten für Dokumente, die materiell-rechtlich unerheblich sind. Der IW/KOFA-Bericht adressiert genau diese Problematik und fordert bundesweit einheitliche Standards bei den Dokumentenanforderungen sowie klar definierte Checklisten. Eine gesetzliche Handhabe bietet hierbei bereits der Grundsatz der Verhältnismäßigkeit sowie das Verwaltungsverfahrensgesetz: Behörden sind nach § 24 VwVfG zur zweckmäßigen und zügigen Sachverhaltsaufklärung verpflichtet und dürfen Ermittlungen nicht ins Uferlose ausdehnen. Eine stringente Beschränkung der Prüfung auf die gesetzlich zwingenden Voraussetzungen gemäß § 18a oder § 18b AufenthG ist der wirksamste Hebel gegen künstlich aufgeblähte Verfahren.

Wo entstehen die größten prozeduralen Verzögerungen bei Ersterteilung und Behördenwechsel?

Die gravierendsten Verzögerungen – in der Praxis oft als sprichwörtliche „schwarze Löcher“ spürbar – entstehen fast immer bei der Erstinitiierung eines Antragsverfahrens sowie bei der Behördenkommunikation. Sobald eine Zuleitung zwischen verschiedenen staatlichen Stellen erfolgt, bricht der Informationsfluss häufig komplett ab. Beispielsweise wenn die Auslandsvertretung im Visumverfahren die Bundesagentur für Arbeit nach § 39 AufenthG einbindet oder der Wechsel von der Zuständigkeit der Botschaft hin zur örtlichen Ausländerbehörde ansteht. Der Bericht schlägt als Lösung den Aufbau einer zentralen IT-Plattform mit einer behördenübergreifenden Case-ID und automatisierten Schnittstellen vor, um Medienbrüche und Informationsverluste zu stoppen. Solange diese Schnittstellen technisch nicht umgesetzt sind, müssen Antragsteller und Arbeitgeber Verfahren von Beginn an proaktiv strukturieren, um Untätigkeitszeiten der Behörden frühzeitig rechtlich einwandfrei zu dokumentieren.

Welche Vorteile bringt die geplante Work and Stay Agentur für Arbeitgeber und HR-Abteilungen?

Ein zentraler Schwerpunkt des KOFA-Berichts liegt auf der verfahrensrechtlichen Stärkung der Arbeitgeberrolle. Nach derzeitigem Aufenthaltsrecht gilt das Visumverfahren primär als personengebundenes Verfahren des ausländischen Arbeitnehmers, obwohl der Betrieb das wirtschaftliche Risiko trägt und die wesentlichen Nachweise zur Beschäftigung bereitstellt. Der Bericht empfiehlt daher ein mehrstufiges Modell: von erweiterten Einsichts- und Mitwirkungsrechten über digitale Arbeitgeberaccounts bis hin zu einem eigenständigen Antragsrecht für Arbeitgeber. Ein zentraler digitaler Plattformzugang für Unternehmen würde redundante Mehrfachprüfungen derselben Betriebsdaten bei jeder einzelnen Neueinstellung endlich überflüssig machen. Bis diese Reformen greifen, unterstützen wir Personalabteilungen dabei, Vollmachten und Mitwirkungshandlungen rechtssicher so auszugestalten, dass Unternehmen gegenüber Behörden voll auskunfts- und handlungsfähig bleiben.

Wie lassen sich Zweckwechsel und Gehaltsprüfungen praxistauglich gestalten?

Hochqualifizierte Young Professionals, internationale Studierende und Expats stoßen beim Wechsel des Aufenthaltsstatus oder des Arbeitgebers regelmäßig auf bürokratische Hürden. Der Bericht kritisiert zu Recht unflexible Übergangsregelungen, die beim Wechsel vom Studium in die Beschäftigung unnötige Zwischenschritte wie die Arbeitsplatzsuche nach § 20 AufenthG erzwingen. Zudem erweist sich die Gehaltsprüfung durch die Bundesagentur für Arbeit oft als Hürde, wenn starr auf eine „Ortsüblichkeit“ abgestellt wird, die kleine und mittlere Unternehmen gegenüber Großkonzernen benachteiligt. Hier fordert der Bericht eine konsequente Ausrichtung an der Betriebsüblichkeit im Rahmen der Prüfung nach § 39 Abs. 3 AufenthG sowie klare Überleitungsregelungen. Ein praxistauglicher Aufenthaltswechsel muss die realen Erwerbsverläufe internationaler Fachkräfte abbilden, ohne dass es zu Beschäftigungsunterbrechungen oder langwierigen Nachprüfungen kommt.

Fazit

Der Empfehlungsbericht von IW und KOFA trifft den Kern der aktuellen Probleme im deutschen Fachkräfteeinwanderungsrecht. Die geplante Work-and-Stay-Agentur bietet eine enorme Chance, Verfahren durch Digitalisierung, Transparenz und die verfahrensrechtliche Einbindung von Arbeitgebern zukunftssicher aufzustellen. Bis diese Strukturen flächendeckend etabliert sind, bleiben profunde Kenntnisse der Verwaltungspraxis und eine präzise rechtliche Steuerung die entscheidenden Faktoren für ein erfolgreiches und zügiges Visumverfahren. Wir stehen Fachkräften, Arbeitgebern und HR-Spezialisten als erfahrene Partner zur Seite, um behördliche Verzögerungen effektiv zu vermeiden und Anträge von Beginn an auf Erfolgskurs zu steuern.

Zum Bericht gehts hier: https://table.media/assets/berlin/wsa_workshop.pdf

Vielen Dank an Dr. Sebastian Klaus für den sehr hilfreichen Hinweis über Linkedin.