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Prozessabteilung im Auswärtigen Amt heißt jetzt R23 (vormals Referat 509)


Wenn Visaverfahren für ausländische akademische Fachkräfte, Expats oder vermögende Investoren ins Stocken geraten, bricht in den Human-Resource-Abteilungen deutscher Unternehmen oft Hektik aus. Hinter den Kulissen des Auswärtigen Amts zieht in solchen Momenten der Verzögerung oder nach einem offiziellen Widerspruch eine ganz bestimmte Abteilung die Fäden. Wer die Rechte von Spitzenkräften und Arbeitgebern in diesen festgefahrenen Situationen erfolgreich durchsetzen will, muss die internen Strukturen der Berliner Behördenlandschaft genau kennen. Eine aktuelle organisatorische Umstrukturierung im Ministerium zeigt, wie wichtig dieser tiefe Einblick in die Verwaltungspraxis ist.


Was ändert sich durch die Umbenennung von Referat 509 in Referat R23?

Das ehemals als Referat 509 bekannte Prozessreferat des Auswärtigen Amts hat einen neuen Namen erhalten und firmiert ab sofort unter der Bezeichnung Referat R23. Für Antragsteller und Personalabteilungen stellt sich sofort die Frage, ob diese Umstrukturierung tiefgreifende rechtliche oder strategische Änderungen bei der Erteilung von Visa nach sich zieht. Unsere tägliche Kanzleipraxis zeigt hier ein klares Bild: Es handelt sich um eine reine Reorganisation der internen Behördenstruktur ohne inhaltliche oder gesetzliche Verschärfungen. Die rechtlichen Grundlagen, insbesondere die strengen Vorgaben für die Erteilung einer Blauen Karte EU gemäß § 18g AufenthG oder für die Visumserteilung zum Zweck des Studiums nach § 16b AufenthG, bleiben von dieser rein namentlichen Anpassung unberührt. Die Zuständigkeit für die Vertretung der Bundesrepublik Deutschland bei Visumsstreitigkeiten vor dem Verwaltungsgericht Berlin liegt schlichtweg unter einem neuen Aktenzeichen-Kürzel auf den Schreibtischen derselben Behördenmitarbeiter.


Wann schaltet sich das Referat R23 des Auswärtigen Amts ein?

Das Referat R23 wird immer dann aktiv, wenn ein Visumverfahren die regulären administrativen Pfade der Auslandsvertretungen verlässt. Wenn die Botschaft eine Entscheidung verzögert und wir als Anwaltskanzlei eine Untätigkeitsklage gemäß § 75 VwGO erheben, oder wenn nach einer Ablehnung das formelle Remonstrationsverfahren eingeleitet wird, übernimmt das Referat R23 die Federführung. Die Akte wandert von der lokalen Botschaft direkt in die Berliner Zentrale des Referats R23. Ab diesem Moment entscheidet nicht mehr der Konsularbeamte vor Ort, sondern die spezialisierten Juristen des Prozessreferats in Berlin über das weitere Schicksal des Visums.


Wie lösen wir Blockaden im Visumverfahren über das Referat R23?

Viele Kanzleien reagieren auf die Einschaltung des Prozessreferats mit rein schriftlichen, oft aggressiven juristischen Schritten. Unserer Erfahrung nach führt das in der Praxis der Visaverfahren jedoch häufig zu einer weiteren Verhärtung der Fronten und damit zu monatelangen Verzögerungen, die sich kein Unternehmen und kein Young Professional leisten kann. Unser praxisbewährtes Erfolgsrezept im Umgang mit dem Referat R23 liegt im direkten, lösungsorientierten Telefongespräch mit den zuständigen Sachbearbeitern. Da das Referat R23 die Vertretbarkeit eines Rechtsstreits vor Gericht prüft, nutzen wir diesen Moment strategisch. Wir zeigen den Behördenmitarbeitern auf dem kurzen Dienstweg sachlich auf, dass die Voraussetzungen für den Aufenthaltserlaubnis – wie etwa die Qualifikation für die Fachkraft mit akademischer Ausbildung nach § 18b AufenthG – zweifelsfrei vorliegen. Durch diese informellen, aber hochprofessionellen Einigungsgespräche gelingt es uns regelmäßig, langwierige Gerichtsverfahren abzuwenden und eine schnelle Visumserteilung im gegenseitigen Einvernehmen zu erreichen.


Warum scheitern Anträge von Fachkräften aus den USA, UK und Kanada trotz bester Qualifikation?

Es ist ein weit verbreiteter Irrtum, dass Anträge aus wirtschaftlich starken Ländern wie den USA, Großbritannien oder Kanada von den Behörden einfach durchgewunken werden. Häufig scheitern Verfahren hochbezahlter Expats oder vermögender Ausländer an vermeintlichen Kleinigkeiten bei der Erklärung der konkreten Beschäftigungsbedingungen gemäß § 18 AufenthG oder formalen Fehlern in den Einmischungsschreiben der HR-Abteilungen. Sobald die Kommunikation mit der Botschaft in London oder Washington unklar wird, neigen die Behörden dazu, den Antrag auf die lange Bank zu schieben. Wer in dieser Phase ohne fundiertes Praxiswissen agiert, riskiert, dass die Akte unbearbeitet liegen bleibt oder direkt beim Referat R23 zur Abwehr einer Klage landet. Der Schlüssel zum Erfolg liegt darin, die Antragsunterlagen von Beginn an so präzise aufzubereiten, dass die Botschaft gar keinen Anlass sieht, das Verfahren zu verzögern.


Fazit

Die Umbenennung des Referats 509 in Referat R23 ändert zwar nichts an den gesetzlichen Grundlagen des Aufenthaltsgesetzes, verdeutlicht aber die zentrale Rolle des Berliner Prozessreferats bei verzögerten Visaverfahren. Für gut ausgebildete Fachkräfte aus den USA, UK und Kanada sowie deren Arbeitgeber ist die Einschaltung dieses Referats kein Grund zur Resignation, sondern eine strategische Chance. Statt auf starre Konfrontation zu setzen, führt im Umgang mit dem Referat R23 oft das direkte, fachliche Telefongespräch und das Streben nach einer schnellen Einigung zum Erfolg. Mit der richtigen anwaltlichen Unterstützung lassen sich bürokratische Blockaden effizient lösen, damit internationale Experten ohne monatelange Verzögerungen ihr Leben und Arbeiten in Deutschland beginnen können.


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