Ausländerbeschäftigung: Was gehört in die Personalakte?

Stellen Sie sich vor, ein ehemaliger Mitarbeiter fordert über seinen Anwalt die vollständige Einsicht in seine Personalakte gemäß Art. 15 DS-GVO. Während Sie den dicken Ordner durchblättern, fallen Ihnen handschriftliche Notizen aus einem alten Feedbackgespräch, subjektive Einschätzungen zu seiner Teamfähigkeit oder gar medizinische Details in die Hände. In diesem Moment wird vielen Arbeitgebern bewusst: Die Personalakte ist kein privates Tagebuch der HR-Abteilung, sondern ein rechtliches Dokument, das im Ernstfall gegen Sie verwendet werden kann. Doch während die allgemeine Devise „Datensparsamkeit“ lautet, wartet bei der Beschäftigung internationaler Talente eine gefährliche Falle. Hier verzeiht der Gesetzgeber keine Lücken. Wer die strengen Nachweispflichten des Aufenthaltsgesetzes missachtet, riskiert weit mehr als nur ein Bußgeld.

Zwischen Transparenzpflicht und Datensparsamkeit

In unserer täglichen Praxis im Bereich Arbeitgeberberatung oft zwei Extreme: Entweder sind Personalakten hoffnungslos überfrachtet oder sie sind so lückenhaft, dass sie einer behördlichen Prüfung nicht standhalten würden. Grundsätzlich gilt, dass Arbeitnehmer umfassende Einsichtsrechte haben. Das reicht vom klassischen Recht aus § 83 BetrVG bis hin zu den strengen Auskunftsansprüchen der DS-GVO. Das Bundesarbeitsgericht hat bereits vor Jahren klargestellt, dass im Zweifel alles offengelegt werden muss, was physisch oder digital in dieser Akte liegt. Deshalb ist eine bewusste Reduktion auf das Wesentliche ratsam. Alles, was die persönlichen und dienstlichen Verhältnisse betrifft – vom Arbeitsvertrag über Abmahnungen bis hin zu formellen Zeugnissen – gehört hinein. Subjektive Befindlichkeiten, Prozessakten aus laufenden Verfahren oder Informationen aus dem Privatleben haben dort hingegen nichts zu suchen.

Die Sonderrolle der Ausländerbeschäftigung gemäß § 4a AufenthG

Eine kritische Ausnahme von der allgemeinen Zurückhaltung bei der Aktenführung stellt die Beschäftigung von Mitarbeitern aus Drittstaaten dar. Hier tritt das Aufenthaltsrecht neben das Arbeitsrecht und verschärft die Dokumentationspflichten drastisch. Gemäß § 4a Abs. 5 AufenthG sind Arbeitgeber gesetzlich verpflichtet, für die gesamte Dauer der Beschäftigung eine Kopie des Aufenthaltstitels oder der Bescheinigung über die Aufenthaltsgestattung bzw. Duldung in elektronischer oder Papierform vorzuhalten. Es reicht nicht aus, sich das Dokument einmal beim Onboarding zeigen zu lassen. Sie müssen sicherstellen, dass der Aufenthaltstitel den Mitarbeiter explizit zur Ausübung der konkreten Erwerbstätigkeit berechtigt. Diese Dokumente sind ein zwingender Bestandteil der Personalakte, denn sie dienen bei einer Betriebsprüfung durch den Zoll oder die Ausländerbehörde als Ihr einziger Entlastungsbeweis gegen den Vorwurf der illegalen Beschäftigung.

Fristenmanagement als Schutzschild

Die Kunst der Aktenführung liegt nicht nur im Ablegen, sondern vor allem im rechtzeitigen Löschen. Das Prinzip der Datensparsamkeit verlangt, dass Daten nur so lange gespeichert werden, wie sie erforderlich sind. Während Arbeitszeitnachweise nach zwei Jahren gemäß § 16 ArbZG entsorgt werden können und Unterlagen zum Mutterschutz ebenfalls nach zwei Jahren ihre Relevanz verlieren, müssen Sie bei ausländischen Fachkräften besonders wachsam sein. Die Pflicht zur Aufbewahrung des Aufenthaltstitels endet erst mit der Beendigung der Beschäftigung. Gleichzeitig müssen Arbeitgeber im Blick behalten, wann Visa ablaufen. Wer hier den Überblick verliert und vergisst, die verlängerten Titel in die Akte aufzunehmen, handelt ordnungswidrig. Eine sauber strukturierte Akte, die rechtzeitig von alten Abmahnungen bereinigt wird, aber bei den aufenthaltsrechtlichen Nachweisen lückenlos ist, ist Ihr bester Schutz vor rechtlichen Konsequenzen.

Fazit: Fokus auf das rechtlich Notwendige

Die Personalakte sollte niemals als Sammelsurium für alles dienen, was im Laufe eines Arbeitsverhältnisses anfällt. Als Rechtsanwalt rate ich Ihnen zu einer strikten Trennung: Halten Sie die Akte bei internen Feedbackbögen und informellen Notizen schlank, um Ihre Offenlegungspflichten und Haftungsrisiken zu minimieren. Seien Sie jedoch kompromisslos präzise bei den gesetzlichen Dokumentationspflichten. Insbesondere die Vorgaben des § 4a AufenthG sind keine bloße Formsache, sondern die Basis für eine rechtssichere Beschäftigung internationaler Teams. Wer hier konsequent dokumentiert und gleichzeitig unnötigen Ballast abwirft, schafft die nötige Rechtssicherheit für ein modernes Unternehmen.