iData, TLScontact, VFS Global und co: Wie funktioniert die Zusammenarbeit der externen Dienstleister mit den Botschaften?

Stellen Sie sich vor, Sie planen eine wichtige Geschäftsreise oder den lang ersehnten Familiennachzug nach Deutschland. Sie erwarten staatliche Souveränität, Diskretion und rechtliche Präzision. Doch statt in einer deutschen Botschaft finden Sie sich plötzlich in einem rein privaten Bürokomplex eines global agierenden Dienstleisters wieder. Zwischen Wartemarken-Automaten und kostenpflichtigen "VIP-Services" stellt sich die bange Frage: Wer hält hier eigentlich die Fäden in der Hand? Die Auslagerung der Visumannahme an externe Dienstleistungserbringer (eDL) ist längst gängige Praxis, doch die Berichte über Unzuverlässigkeit, technische Pannen und mangelnde Transparenz reißen nicht ab. Als Anwaltskanzlei erleben wir immer wieder, dass Antragsteller in diesem Geflecht aus staatlicher Verantwortung und privater Gewinnmaximierung auf der Strecke bleiben.

Der rechtliche Rahmen: Wenn der Staat Aufgaben delegiert

Die rechtliche Grundlage für dieses Verfahren ist keine bloße Behördenentscheidung, sondern fest im Gesetz verankert. Für Schengen-Visa bildet Artikel 43 des Visakodex das Fundament, während für nationale Visa § 73c des Aufenthaltsgesetzes maßgeblich ist. Diese Normen erlauben es dem Auswärtigen Amt, die Annahme von Anträgen im Rahmen eines sogenannten Konzessionsvertrages auszulagern. Interessant ist dabei die wirtschaftliche Komponente: Dem deutschen Staat entstehen durch diese Zusammenarbeit keine Kosten. Stattdessen tragen allein die Antragsteller die finanzielle Last der Dienstleistungsgebühr. Aus Gründen der Effizienz werden dabei keine Einzelverträge für jede kleine Botschaft geschlossen, sondern ganze Weltregionen zentral ausgeschrieben. Was auf dem Papier nach wirtschaftlicher Vernunft klingt, führt in der Praxis oft zu einer spürbaren Distanz zwischen der eigentlichen Entscheidungsbehörde und dem Menschen, der das Visum benötigt.

Wo die Befugnisse der Dienstleister enden

Es ist ein weit verbreiteter Irrtum, dass die Mitarbeiter in den Annahmezentren (Visa Application Centers, kurz VAC) über das Schicksal eines Antrags entscheiden könnten. Die rechtliche Grenze ist hier messerscharf gezogen: Hoheitliche Aufgaben dürfen nicht übertragen werden. Ein externer Dienstleister informiert über Voraussetzungen, vergibt Termine, prüft die Vollständigkeit der Unterlagen anhand von Checklisten und erfasst biometrische Daten wie Fingerabdrücke. Er leitet diese Daten dann an die Auslandsvertretung weiter. Doch die eigentliche Prüfung, die rechtliche Bewertung und die finale Entscheidung über Erteilung oder Ablehnung obliegen allein den entsandten Beamten der Botschaften und Konsulate. Die Dienstleister haben zudem keinerlei Zugriff auf sensible Datenbanken wie das Visa-Informationssystem (VIS) oder das Schengener Informationssystem (SIS). Dennoch ist die Fehlerquelle bei der Datenerfassung durch die externen Dienstleister nicht zu unterschätzen, da bereits hier die Weichen für eine spätere Ablehnung gestellt werden können.

Die Kontrollpflicht der Botschaften: Aus den Augen, nicht aus dem Sinn

Die Auslagerung entbindet die deutschen Auslandsvertretungen keineswegs von ihrer Verantwortung. Rechtlich sprechen wir hier von einer fortbestehenden Organisationsverantwortung. Die Botschaft ist verpflichtet, die Qualität der Arbeit im Annahmezentrum permanent zu überwachen. Dies geschieht durch monatliche Prüftage, an denen Eingabefehler systematisch aufgelistet werden, sowie durch unangekündigte Kontrollbesuche vor Ort, die mindestens einmal pro Trimester stattfinden müssen. In besonders kritischen Fällen ist es den Behörden sogar gestattet, "Testantragsteller" – sogenannte Mystery Shopper – einzusetzen, um die Servicequalität und die Einhaltung der rechtlichen Vorgaben verdeckt zu prüfen. Wenn Sie also das Gefühl haben, dass Ihr Antrag unprofessionell behandelt wurde, ist die Botschaft rechtlich dazu verpflichtet, diesen Missständen nachzugehen.

Fazit: Ein System mit systemischen Schwächen

Die Auslagerung der Visumannahme an externe Dienstleister ist aus der modernen Konsulararbeit kaum mehr wegzudenken, doch sie bleibt ein zweischneidiges Schwert. Während die Botschaften logistisch entlastet werden, entsteht für die Antragsteller oft eine unübersichtliche Barriere. Die rechtlichen Leitplanken des Visakodex und des Aufenthaltsgesetzes sind zwar eng gesteckt, doch die Qualität der Umsetzung steht und fällt mit der strengen Aufsicht durch das Auswärtige Amt. Als Anwaltskanzlei raten wir dazu, die Arbeit der Dienstleister stets kritisch zu hinterfragen und sich nicht von deren privatrechtlichem Auftreten verunsichern zu lassen. Am Ende bleibt die Entscheidung über Ihre Einreise eine staatliche Hoheitsaufgabe, für die die Botschaft die volle rechtliche Verantwortung trägt.