Einwurfeinschreiben reicht nicht mehr: Was das BAG-Urteil für Arbeitgeber internationaler Fachkräfte bedeutet

Jahrzehntelang galt das Einwurfeinschreiben in deutschen Personalabteilungen als der pragmatische Standard: günstig, schnell, und im Streitfall lag ein Beleg der Deutschen Post in der Akte. Mit Urteil vom 7. Mai 2026 (Az. 2 AZR 184/25) hat das Bundesarbeitsgericht diesem Vertrauen die Grundlage entzogen. Für Unternehmen, die internationale Fachkräfte beschäftigen, ist das mehr als eine arbeitsrechtliche Randnotiz. Wer den Zugang einer Kündigung nicht beweisen kann, hat nicht nur vor dem Arbeitsgericht ein Problem, sondern gerät auch gegenüber der Ausländerbehörde in Erklärungsnot. Wir zeigen, was sich geändert hat und wie HR-Abteilungen jetzt rechtssicher vorgehen.

Was hat das Bundesarbeitsgericht entschieden?

Eine Kündigung ist eine empfangsbedürftige Willenserklärung. Sie wird erst in dem Moment wirksam, in dem sie dem Arbeitnehmer zugeht (§ 130 Abs. 1 BGB). Den Zugang muss im Streitfall der Arbeitgeber beweisen. Bislang half ihm dabei ein sogenannter Anscheinsbeweis: Konnte er Einlieferungsbeleg und Auslieferungsbeleg des Einwurfeinschreibens vorlegen, sprach nach der bisherigen Linie vieler Gerichte der erste Anschein dafür, dass der Brief auch tatsächlich im Briefkasten gelandet war.

Das BAG sieht das inzwischen anders. Im heutigen digitalen Scan-Verfahren erzeugt der Zusteller den Auslieferungsbeleg, bevor er die Sendung einwirft. Der Beleg dokumentiert also nur, dass sich der Zusteller vor dem richtigen Briefkasten befand, nicht aber, dass der Einwurf auch erfolgt ist. Ein typischer Geschehensablauf, auf den sich ein Anscheinsbeweis stützen könnte, liegt damit nicht mehr vor. Bestreitet der Arbeitnehmer den Zugang, trägt der Arbeitgeber das volle Beweisrisiko, und das Einwurfeinschreiben hilft ihm dabei nicht mehr. Das gilt für alle empfangsbedürftigen Erklärungen im Arbeitsverhältnis, also neben der Kündigung auch für Abmahnungen, Einladungen zum betrieblichen Eingliederungsmanagement nach § 167 Abs. 2 SGB IX oder Änderungen zum Arbeitsvertrag.

Warum trifft das Urteil Arbeitgeber ausländischer Fachkräfte besonders hart?

In unserer täglichen Arbeit mit Unternehmen, die Fachkräfte aus den USA, Großbritannien oder Kanada nach Deutschland holen, sehen wir immer wieder dieselbe Konstellation: Gerade in den ersten Monaten wohnen zugewanderte Mitarbeiter in möblierten Übergangswohnungen, Serviced Apartments oder WG-Zimmern. Der Name steht oft nicht oder nur provisorisch am Briefkasten, die Adresse wechselt nach wenigen Monaten, und in der Personalakte ist noch die erste Anschrift hinterlegt. Hinzu kommt, dass viele internationale Mitarbeiter ihren Urlaub bei der Familie im Heimatland verbringen und wochenlang nicht in ihre Post schauen.

Grundsätzlich geht ein Schreiben auch dann zu, wenn es während einer Abwesenheit in den Briefkasten eingeworfen wird. Das nützt dem Arbeitgeber aber nur, wenn er den Einwurf beweisen kann, und genau das ist nun die Schwachstelle. Gelingt der Beweis erst später oder gar nicht, verschiebt sich das Ende des Arbeitsverhältnisses, und der Arbeitgeber schuldet unter Umständen weiter Vergütung aus Annahmeverzug (§ 615 BGB). Besonders heikel sind Kündigungen kurz vor Ablauf der sechsmonatigen Wartezeit nach § 1 Abs. 1 KSchG oder während der Probezeit mit der verkürzten Frist des § 622 Abs. 3 BGB: Hier entscheidet oft ein einziger Tag darüber, ob Kündigungsschutz greift oder nicht.

Welche aufenthaltsrechtlichen Folgen hat ein unklarer Zugang?

Arbeitgeber, die Ausländer mit einem Aufenthaltstitel zur Beschäftigung einstellen, sind nach § 4a Abs. 5 Satz 3 Nr. 3 AufenthG verpflichtet, der zuständigen Ausländerbehörde innerhalb von vier Wochen mitzuteilen, wenn die Beschäftigung vorzeitig beendet wird. Ein Verstoß kann als Ordnungswidrigkeit nach § 98 AufenthG mit einem Bußgeld geahndet werden. Diese Frist knüpft an die tatsächliche Beendigung an, und die hängt wiederum vom Zugang der Kündigung ab.

Ist der Zugang streitig, entsteht eine widersprüchliche Lage: Der Arbeitgeber meldet die Beendigung, die Ausländerbehörde prüft daraufhin eine nachträgliche Verkürzung der Aufenthaltserlaubnis nach § 7 Abs. 2 Satz 2 AufenthG, und Monate später stellt das Gericht fest, dass das Arbeitsverhältnis mangels nachweisbaren Zugangs fortbestanden hat. In der Praxis erleben wir, dass das Landesamt für Einwanderung in Berlin auf solche Mitteilungen zügig mit Anhörungsschreiben reagiert, während das arbeitsgerichtliche Verfahren noch läuft. Für den betroffenen Mitarbeiter, der vielleicht mit seiner Familie nach Deutschland gezogen ist, bedeutet das erhebliche Unsicherheit, und für das Unternehmen ein vermeidbares Reputationsrisiko. Auch für Inhaber der Blauen Karte EU gilt: Der Verlust des Arbeitsplatzes beendet den Aufenthalt nicht automatisch, aber jede Unklarheit über das Beendigungsdatum erschwert die Planung von Anschlussbeschäftigung und Behördenkommunikation.

Welche Zustellwege sind jetzt noch sicher?

Am verlässlichsten ist die persönliche Übergabe im Betrieb in Anwesenheit eines Zeugen, der den Inhalt des Schreibens kennt und die Übergabe schriftlich bestätigt. Ist das nicht möglich, empfiehlt sich ein eigener Bote: Er liest das Kündigungsschreiben, kuvertiert es selbst, wirft es ein und dokumentiert Datum, Uhrzeit und Beschriftung des Briefkastens in einem Protokoll, idealerweise mit Foto. Als formell sicherster Weg bleibt die Zustellung durch den Gerichtsvollzieher nach § 132 Abs. 1 BGB in Verbindung mit den Zustellungsvorschriften der ZPO, die mit einer Zustellungsurkunde nach § 182 ZPO endet. Sie kostet allerdings Zeit, die bei fristgebundenen Kündigungen fehlen kann.

Vorsicht ist beim häufig empfohlenen Einschreiben mit Rückschein geboten. Trifft der Zusteller den Empfänger nicht an, hinterlässt er nur eine Benachrichtigungskarte. Zugegangen ist das Schreiben dann erst mit der Abholung, und holt der Mitarbeiter es nicht ab, fehlt es am Zugang. Gerade bei fristgebundenen Kündigungen ist das Einschreiben mit Rückschein deshalb oft die riskanteste Wahl.

Ein weiterer Praxispunkt betrifft die Sprache. Die Kündigung muss nach § 623 BGB schriftlich mit Originalunterschrift erfolgen; eine E-Mail oder ein PDF genügt nicht. Ein deutschsprachiges Schreiben ist auch gegenüber einem englischsprachigen Mitarbeiter wirksam. Eine beigefügte englische Übersetzung als Service verhindert aber viele spätere Streitigkeiten darüber, ob der Empfänger den Inhalt überhaupt erfassen konnte.

Was sollten HR-Abteilungen jetzt konkret tun?

Viele Unternehmen reagieren auf Urteile wie dieses zunächst mit Abwarten oder greifen zu Mustervorlagen aus dem Internet. Beides ist riskant, denn die Standardvorlagen berücksichtigen weder die Wohnsituation internationaler Mitarbeiter noch die aufenthaltsrechtlichen Meldepflichten. Sinnvoll ist es, bereits im Arbeitsvertrag eine Pflicht zur unverzüglichen Mitteilung von Adressänderungen zu verankern und die Anschrift regelmäßig mit der Meldebescheinigung abzugleichen. Vor jeder Kündigung sollte ein Zustellplan mit ausreichendem Zeitpuffer stehen, und die Mitteilung an die Ausländerbehörde sollte parallel vorbereitet werden, damit das Datum der Beendigung sauber dokumentiert ist.

Wir begleiten Arbeitgeber genau an dieser Schnittstelle zwischen Arbeitsrecht und Aufenthaltsrecht. Aus hunderten Verfahren mit internationalen Mitarbeitern wissen wir, an welchen Stellen Personalabteilungen typischerweise ins Straucheln geraten und wie die Behörden auf unklare Sachverhalte reagieren. Ob es um eine geplante Trennung, eine strittige Zustellung oder eine bereits eingegangene Anhörung der Ausländerbehörde geht: Je früher wir eingebunden sind, desto mehr Gestaltungsspielraum bleibt.

Fazit

Das Urteil des BAG vom 7. Mai 2026 beendet die Ära des Einwurfeinschreibens als verlässlichen Zugangsnachweis. Wer weiterhin darauf setzt, riskiert, dass selbst eine inhaltlich berechtigte Kündigung an der Zustellung scheitert. Für Arbeitgeber internationaler Fachkräfte kommt eine zweite Ebene hinzu: Das Beendigungsdatum entscheidet über Meldepflichten gegenüber der Ausländerbehörde und über die aufenthaltsrechtliche Zukunft des Mitarbeiters. Persönliche Übergabe mit Zeugen, ein eigener Bote mit Protokoll oder der Gerichtsvollzieher sind jetzt der Standard. Wenn Sie eine Trennung von einer ausländischen Fachkraft planen oder bereits in einem Zustellungsstreit stecken, sprechen Sie uns frühzeitig an.