HR-Jahresprüfungen: Worauf sollte bei Ausländern geachtet werden?

Die Jahresgespräche sind geführt, die Budgets für das kommende Jahr verteilt und die neuen Verträge warten auf ihre Unterschrift. Bei Beschäftigten aus Drittstaaten fehlt in dieser Phase jedoch oft ein entscheidender Prüfschritt. Ein deutscher Aufenthaltstitel zur Beschäftigung ist kein allgemeines Recht, überall und in jeder Form zu arbeiten. Häufig ist er an eine konkrete Tätigkeit, einen bestimmten Arbeitgeber und Bedingungen wie Gehalt oder Arbeitszeit gebunden. Ändert sich eine dieser Größen, kann eine Erlaubnis der Ausländerbehörde oder eine Mitteilung an sie erforderlich sein. Als Kanzlei VISAGUARD.Berlin raten wir HR-Abteilungen deshalb klar: Die aufenthaltsrechtliche Prüfung gehört vor die Bekanntgabe von Beförderungen und Vertragsänderungen, nicht danach.

Warum ist der Aufenthaltstitel kein Freibrief für jede Stelle?

Seit der Reform der Fachkräfteeinwanderung gilt im Aufenthaltsgesetz zwar der Grundsatz, dass eine Erwerbstätigkeit erlaubt ist, soweit sie nicht ausdrücklich verboten oder beschränkt ist (§ 4a Abs. 1 AufenthG). In der Praxis enthalten aber viele Titel für ausländische Fachkräfte genau solche Beschränkungen. Die Beschäftigung ist dann etwa nur „bei Firma X als Senior Engineer” gestattet, weil die Bundesagentur für Arbeit ihre Zustimmung nach § 39 AufenthG für diese konkrete Stelle erteilt hat. Ist das der Fall, bedarf jede Änderung dieser Beschränkung nach § 4a Abs. 3 AufenthG einer Erlaubnis der Ausländerbehörde.

Wie eng die Bindung im Einzelfall ist, zeigen das Zusatzblatt zur Aufenthaltserlaubnis und die Nebenbestimmungen im elektronischen Aufenthaltstitel. Genau dieser Blick unterbleibt in vielen Unternehmen, weil im HR-System meist nur das Ablaufdatum des Titels hinterlegt ist.

Was gilt, wenn eine Beförderung neue Aufgaben mit sich bringt?

Ein neuer Jobtitel bei im Wesentlichen gleichen Aufgaben ist in der Regel unproblematisch. Anders liegt es, wenn sich die Tätigkeit substanziell verändert, etwa wenn aus einer fachlichen Rolle eine Führungsposition mit völlig anderem Zuschnitt wird. Dann kann eine erneute behördliche Prüfung und gegebenenfalls eine neue Zustimmung der Bundesagentur nötig sein, bevor die Person die neue Stelle antritt.

Besonders sensibel ist die Blaue Karte EU. Nach § 18g AufenthG muss die Beschäftigung der Qualifikation angemessen sein. Wechselt ein Softwareentwickler mit abgeschlossenem Studium der Informatik in den Vertrieb oder ins Recruiting, kann genau diese Voraussetzung entfallen. Für Titel nach § 18b AufenthG hat der Gesetzgeber den Zusammenhang zwischen Abschluss und Tätigkeit zwar gelockert, eine qualifizierte Beschäftigung bleibt aber Voraussetzung. Unsere Faustregel aus der Beratungspraxis: Je weiter sich die neue Rolle vom ursprünglichen Antrag entfernt, desto früher gehört das Aufenthaltsrecht mit an den Tisch.

Ist ein Wechsel innerhalb des Konzerns ein Arbeitgeberwechsel?

Ja, und das überrascht viele Personalverantwortliche. Ausländerrechtlich zählt allein die juristische Person, die den Arbeitsvertrag schließt. Bleiben Team, Vorgesetzte und Schreibtisch gleich, wird aber ein neuer Arbeitsvertrag mit einer anderen Gesellschaft der Gruppe unterzeichnet, liegt ein Arbeitgeberwechsel vor. Ist der Titel an den bisherigen Arbeitgeber gebunden, braucht es vorab eine Erlaubnis. Für Inhaber der Blauen Karte EU kommt nach § 18g AufenthG in den ersten zwölf Monaten zusätzlich eine Mitteilungspflicht bei einem Arbeitsplatzwechsel hinzu.

Ähnlich wichtig ist der Blick auf längere Entsendungen ins Ausland im Rahmen internationaler Karriereplanung. Ein Aufenthaltstitel erlischt grundsätzlich, wenn sich die Person länger als sechs Monate außerhalb Deutschlands aufhält (§ 51 Abs. 1 Nr. 7 AufenthG). Für Blue-Card-Inhaber und ihre Familie gilt eine verlängerte Frist von zwölf Monaten (§ 51 Abs. 10 AufenthG). Wer eine Entsendung plant, sollte die Rückkehr daher aufenthaltsrechtlich absichern.

Was passiert bei Teilzeit oder einer Gehaltssenkung?

Teilzeit nach der Elternzeit, eine Umstrukturierung oder die Eingruppierung in ein neues Gehaltsband wirken sich unmittelbar auf das Aufenthaltsrecht aus, wenn der Titel an ein Mindestgehalt geknüpft ist. Für die Blaue Karte EU gelten jährlich angepasste Gehaltsschwellen. Fällt das Bruttojahresgehalt darunter, entfällt eine wesentliche Voraussetzung, und die Behörde kann die Geltungsdauer nach § 7 Abs. 2 Satz 2 AufenthG nachträglich verkürzen. Zudem kann sich der Weg zur Niederlassungserlaubnis nach § 18c Abs. 2 AufenthG verlängern, wenn die Beschäftigungszeiten nicht mehr als Blue-Card-Zeiten zählen.

Auch die Familie ist betroffen. Ehegatte und Kinder leiten ihren Aufenthalt häufig vom Titel der Fachkraft ab, und bei jeder Verlängerung prüft die Behörde die Lebensunterhaltssicherung nach § 5 Abs. 1 Nr. 1 AufenthG. Eine gut gemeinte Arbeitszeitreduzierung kann so einen ganzen Haushalt in eine unsichere Lage bringen.

Welche Pflichten haben Arbeitgeber und was droht bei Fehlern?

§ 4a Abs. 5 AufenthG verpflichtet Arbeitgeber, zu prüfen, ob der Titel die konkrete Tätigkeit erlaubt, eine Kopie für die Dauer der Beschäftigung aufzubewahren und eine vorzeitige Beendigung innerhalb von vier Wochen der Ausländerbehörde mitzuteilen. Wer eine nicht erlaubte Beschäftigung zulässt, begeht eine Ordnungswidrigkeit, die nach § 404 Abs. 2 Nr. 3 SGB III mit einer Geldbuße von bis zu 500.000 Euro geahndet werden kann. Für die Beschäftigten drohen Schwierigkeiten bei der nächsten Verlängerung oder beim Antrag auf Daueraufenthalt.

Aus zahlreichen Mandaten wissen wir, dass solche Fehler selten sofort auffallen. Typischerweise entdeckt die Behörde die Abweichung erst bei der Verlängerung, wenn aktuelle Gehaltsnachweise und der neue Arbeitsvertrag vorliegen. Viele Konstellationen lassen sich dann noch heilen, doch der Aufwand ist ungleich größer. Eine nachträgliche Korrektur kostet erfahrungsgemäß ein Vielfaches an Zeit und Erklärungsaufwand.

Wie verankern HR-Abteilungen die Prüfung dauerhaft?

Am wirksamsten ist ein fester Prüfschritt im Review-Prozess: Jede geplante Änderung bei Rolle, Gesellschaft, Arbeitszeit oder Vergütung von Beschäftigten mit befristetem Titel wird aufenthaltsrechtlich bewertet, bevor sie kommuniziert wird. Ergänzend lohnt sich ein Vermerk im HR-System, der neben dem Ablaufdatum auch Art des Titels, Nebenbestimmungen und relevante Gehaltsschwellen erfasst. Wir unterstützen Arbeitgeber dabei, solche Prozesse aufzusetzen, prüfen konkrete Änderungen kurzfristig und übernehmen die Kommunikation mit dem LEA.

Fazit

Beförderungen, Konzernwechsel und neue Arbeitszeitmodelle sind normaler Teil der Personalentwicklung und sollen es bleiben. Bei ausländischen Fachkräften gehört jedoch eine kurze aufenthaltsrechtliche Prüfung dazu, bevor Verträge unterzeichnet oder Entscheidungen verkündet werden. Wer Rolle, Arbeitgeber, Gehalt und Qualifikation rechtzeitig mit dem Aufenthaltstitel abgleicht, schützt Mitarbeitende, ihre Familie und das eigene Unternehmen. VISAGUARD.Berlin begleitet HR-Abteilungen und internationale Fachkräfte genau an diesem Punkt.