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Kurzzeitige Entsendungen und Secondment
Global Mobility und kurzzeitige Entsendungen im Einvertragsmodell – Was ist ein Secondment Letter?
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Welche Unterschiede zwischen Positiv- und Negativstaatern bei der Einreise bestehen.
Wann ein Schengen-Hybridvisum für eine Arbeitserlaubnis zwingend erforderlich ist.
Welche zwingenden Normen des deutschen Arbeitsrechts auch bei Auslandsverträgen gelten.
Wie Sie mit einem professionellen Secondment Letter Compliance-Risiken minimieren.
1. Welcher Aufenthaltstitel für Kurzzeit-Entsendungen?
2. Welches Arbeitsrecht gilt bei Kurzzeit-Entsendungen?
3. Compliance und Risk Management durch professionelle Begleitung
4. Der Secondment Letter als zentrales Nachweisdokument
5. FAQ – Häufig gestellte Fragen
6. Fazit
1. Welcher Aufenthaltstitel für Kurzzeit-Entsendungen?
Die Frage nach dem passenden Aufenthaltstitel für eine kurzzeitige Entsendung im Einvertragsmodell ist komplex und hängt maßgeblich von der Staatsangehörigkeit des Mitarbeiters ab. Grundsätzlich können diese Einsätze mit oder ohne Visum stattfinden. Sogenannte Positivstaater, die für Kurzaufenthalte visumsbefreit sind, können eine Entsendung ohne Visum durchführen, sofern es sich um eine reine Geschäftsreise (§ 16 BeschV) handelt, die unter die sogenannten Nichtbeschäftigungsfiktionen fällt. Handelt es sich hingegen um Negativstaater, ist für denselben zweck ein reguläres Schengen-Visum erforderlich. Sobald die Tätigkeit jedoch genehmigungspflichtig wird – also eine aktive Arbeitsleistung vorliegt, die über den Rahmen einer bloßen Geschäftsreise hinausgeht – benötigen beide Gruppen zwingend ein Schengen-Hybridvisum (also ein Schengen-Visum zum Arbeiten).
Die Voraussetzungen für dieses Hybridvisum orientieren sich an den Kriterien des nationalen Visums (D-Visum) für Erwerbstätige gemäß den §§ 18a, 18b AufenthG und § 26 BeschV, sofern der Aufenthalt die 90-Tage-Grenze innerhalb von 180 Tagen nicht überschreitet. Es handelt sich also gewissermaßen um ein “Kurzzeit-Fachkraftvisum”. Da dieses Visum als rechtlicher Zwitter zwischen Schengen-Visum und nationalem Arbeitsvisum (D-Visum) fungiert, muss sichergestellt werden, dass sowohl die allgemeinen Bedingungen für Kurzaufenthalte, wie die Reisekrankenversicherung, als auch die spezifischen arbeitsmarktlichen Voraussetzungen erfüllt sind. Fast immer ist hierbei die vorherige Zustimmung der Bundesagentur für Arbeit (§ 39 AufenthG) notwendig (für ein Schengen-Visum).
Es ist also beim kurzzeitigen Secondment stets zunächst zu prüfen, ob eine Arbeitserlaubnis erforderlich ist (es sich also nicht um eine reine Geschäftsreise handelt). Wenn dies der Fall ist, müssen alle Drittstaatler (also auch USA, UK, Kanada und Australien) ein Schengen-Arbeitsvisum beantragen. Wenn keine Arbeitserlaubnis erforderlich ist (es sich also um eine Geschäftsreise (§ 16 BeschV) oder ein Werkvertragsverfahren (§ 19 BeschV) handelt), dann können Positivstaater (z.B. USA, UK, Kanada, Australien) ohne Visum für das Secondment einreisen. Wenn keine visumfreie Einreise möglich ist (z.B. Indien oder Pakistan) muss für die Geschäftsreise ein Schengen-Visum beantragt werden (allerdings ohne Arbeitserlaubnis/Zustimmung der Bundesagentur für Arbeit).
2. Welches Arbeitsrecht gilt bei Kurzzeit-Entsendungen?
Viele Unternehmen und HR-Verantwortliche sind unsicher, welche arbeitsrechtlichen Vorschriften in Deutschland bei kurzzeitigen Einsätzen einzuhalten sind. Wir weisen in unserer Beratung stets darauf hin, dass das deutsche Arbeitsrecht prinzipiell nicht nach der Nationalität unterscheidet, sondern nach dem Ort der Tätigkeit. Zwar erlaubt Art. 8 Rom I VO grundsätzlich eine freie Rechtswahl zwischen Arbeitgeber und Arbeitnehmer, doch wird diese Freiheit durch Art. 9 Rom I VO eingeschränkt. Demnach gehen zwingende Normen des deutschen Rechts der gewählten ausländischen Rechtsordnung vor, um ein Mindestmaß an Arbeitnehmerschutz zu garantieren.
Zu den zwingenden Normen gehört unter anderem das Arbeitnehmerentsendegesetz. Gemäß § 2 Abs. 1 AEntG müssen entsandte Mitarbeiter zwingend nach den Standards des Arbeitszeitgesetzes (ArbZG) und des Mindestlohngesetzes behandelt werden. Auch das Bundesurlaubsgesetz, das Antidiskriminierungsrecht (AGG) sowie der Gesundheitsschutz am Arbeitsplatz sind unumstößlich. Besonderes Augenmerk legen wir zudem auf das Nachweisgesetz (NachwG). Bei Entsendungen von mehr als vier Wochen müssen wesentliche Bedingungen, wie die Dauer der Tätigkeit und die Rückkehrbedingungen, schriftlich fixiert werden. Eine besondere Rolle spielt außerdem immer das Arbeitnehmerüberlassungsgesetz (AÜG), welches wir in einem anderen Artikel ausführlich behandeln.
Im Gegensatz zu den migrationsrechtlichen und arbeitsrechtlichen Besonderheiten, ist das Steuer- und Sozialversicherungsrecht bei kurzzeitigen Secondments recht unkompliziert. In der Sozialversicherung gilt meist das Einstrahlungsprinzip, sofern ein Sozialversicherungsabkommen besteht; fehlt ein solches, besteht ein erhebliches Risiko der Doppelversicherung, welches durch eine genaue Prüfung der Ausstrahlung nach § 4 SGB IV vermieden werden muss.
3. Compliance und Risk Management durch professionelle Begleitung
Bei kurzzeitigen Entsendungen im Einvertragsmodell mittels Secondment Letter besteht oft ein Compliance-Risiko, da oft nicht ganz klar ist, ob eine Arbeitserlaubnis erforderlich ist oder nicht. Obwohl der Gesetzgeber definiert, welche Tätigkeiten keine Arbeitserlaubnis erfordern, sind die Grenzen zwischen erlaubnisfreier Geschäftsreise (§ 16 BeschV) und genehmigungspflichtigem Kurzzeit-Arbeitseinsatz in der Praxis fließend. Ohne fachliche Begleitung riskieren Unternehmen, den Rahmen der Nichtbeschäftigungsfiktion zu überschreiten, was empfindliche Sanktionen nach sich ziehen kann.
Ist ein Einsatz genehmigungspflichtig, muss ein Schengen-Hybridvisum (also ein Schengen-Visum mit Arbeitserlaubnis von der Bundesagentur für Arbeit) beantragt werden. Handelt es sich jedoch lediglich um eine Geschäftsreise, sichert der Secondment Letter (Entsendungsschreiben) die Compliance ab. In diesem Dokument legen wir präzise dar, dass lediglich erlaubnisfreie Tätigkeiten stattfinden (siehe § 30 BeschV) und keine Eingliederung in den deutschen Betrieb stattfindet, um den Vorwurf der unerlaubten Arbeitnehmerüberlassung zu entkräften. Für Positivstaater fungiert dieses Schreiben als Schutzschild bei Grenzkontrollen oder Zollprüfungen (siehe Art. 5 Abs. 1 c) SDÜ) . Wir empfehlen zudem, den Entwurf vorab der zuständigen Auslandsvertretung zur Bestätigung vorzulegen, um absolute Rechtssicherheit für das Unternehmen und den Mitarbeiter zu erlangen.
4. Der Secondment Letter als zentrales Nachweisdokument
Wenn eine Entsendung unter eine Nichtbeschäftigungsfiktion fällt, ist kein förmliches Arbeitsvisum erforderlich. In diesen Fällen dient der Secondment Letter als wichtigstes Dokument, das der Mitarbeiter für den Grenzübertritt oder bei eventuellen Zollkontrollen mit sich führen sollte. Er dient als schriftlicher Nachweis über den temporären Charakter des Aufenthalts und die Fortexistenz des heimischen Arbeitsverhältnisses. Damit wird dokumentiert, dass der Schwerpunkt des Arbeitsverhältnisses im Ausland verbleibt und keine dauerhafte Ansiedlung im deutschen Arbeitsmarkt beabsichtigt ist.
Ein rechtssicheres Muster für einen Secondment-Letter kann etwa wie folgt aussehen:
“[Briefkopf des Entsendeunternehmens]
[adressiert an zu entsendenden Mitarbeiter]
Sehr geehrter [Name des Arbeitnehmers],
für unser Unternehmen, [Name des entsendenden Unternehmens], werden Sie vom [Entsendungszeitraum] für eine Geschäftsreise nach Deutschland abgeordnet. Sie werden dort im Rahmen der Geschäftsreise die folgenden nicht genehmigungspflichtigen Tätigkeiten ausführen: [Tätigkeitsbeschreibung].
Es handelt sich um eine temporäre Entsendung, bei welcher keine Eingliederung in die betrieblichen Abläufe von [aufnehmendes Unternehmen/Kunde] stattfindet. Ihr gewöhnlicher Aufenthalt wird in [Heimatland] verbleiben und Sie werden weiterhin in [Heimland] Ihren Lohn beziehen. Nach Ende der Geschäftsreise werden Sie unter ununterbrochener Fortsetzung des Arbeitsvertrages wieder in unsere Niederlassung in [Heimatland] aufgenommen.
Mit freundlichen Grüßen”
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5. FAQ – Häufig gestellte Fragen
Braucht jeder Mitarbeiter für 2 Wochen Deutschland ein Visum?
Nein, das hängt von der Staatsangehörigkeit ab. Positivstaater (z.B. USA, Japan) können für reine Geschäftsreisen visumsfrei einreisen. Negativstaater benötigen auch für kurze Zeiträume ein Schengen-Visum.
Was passiert, wenn die Tätigkeit doch als "Arbeit" eingestuft wird?
In diesem Fall liegt eine illegale Beschäftigung vor, wenn kein Hybridvisum vorliegt. Dies kann Bußgelder für das Unternehmen und Einreisesperren für den Mitarbeiter zur Folge haben.
Muss ich den deutschen Mindestlohn zahlen?
Ja, der deutsche Mindestlohn gehört zu den zwingenden Bestimmungen, die gemäß dem Arbeitnehmer-Entsendegesetz auch für ausländische Arbeitgeber gelten, die Personal nach Deutschland entsenden.
Was ist der Unterschied zwischen Entsendung und Arbeitnehmerüberlassung?
Bei einer Entsendung bleibt der Mitarbeiter dem ausländischen Weisungsrecht unterstellt. Findet eine Eingliederung in den deutschen Betrieb statt (Leiharbeit), sind wesentlich strengere Regeln des AÜG zu beachten.
6. Fazit
Die kurzzeitige Entsendung nach Deutschland bietet Unternehmen große Flexibilität, birgt aber ohne fundierte Prüfung der Visums- und Arbeitsrechtslage erhebliche Gefahren. Ein sorgfältig formulierter Secondment Letter und die korrekte Wahl des Visumstyps – insbesondere des Schengen-Hybridvisums – sind die Eckpfeiler einer rechtssicheren Global Mobility Strategie. Als spezialisierte Kanzlei unterstützen wir Sie dabei, diese Prozesse rechtssicher zu gestalten und Ihre Compliance-Standards zu wahren.
Weiterführende Informationen
Quellenverzeichnis (Paywall)
[1] Bundesministerium der Justiz (2024): Aufenthaltsgesetz (AufenthG). Berlin: juris.
[2] Europäisches Parlament und Rat (2008): Verordnung (EG) Nr. 593/2008 über das auf vertragliche Schuldverhältnisse anzuwendende Recht (Rom I). Brüssel: Amtsblatt der Europäischen Union.
[3] Fuchs, B. (2023): Internationales Arbeitsrecht: Entsendung und Gestaltung von Auslandsverträgen. 4. Aufl. München: C.H. Beck.
[4] Müller-Glöge, R., Preis, U. und Schmidt, I. (2024): Erfurter Kommentar zum Arbeitsrecht. 24. Aufl. München: C.H. Beck.
[5] Welti, F. (2023): Sozialversicherungsrecht der Auslandsentsendung. Baden-Baden: Nomos Verlagsgesellschaft.