Aufenthalt & Visum: Was zählt zum Gehalt – und was nicht?

Ein internationales Toptalent aus den USA, Großbritannien oder Kanada ist für Ihr Unternehmen gewonnen, der Entsendungsvertrag unterschrieben und das Relocation-Paket großzügig geschnürt. Wohnkostenzuschuss, Schulgeld, Heimflüge und eine attraktive Mobility-Allowance – auf dem Papier liegt die Vergütung weit über dem deutschen Marktdurchschnitt. Doch wenige Wochen später folgt der Dämpfer aus der Visastelle oder von der Bundesagentur für Arbeit: Der Antrag wird abgelehnt oder gerät ins Stocken, weil die Mindestgehaltsschwelle offiziell nicht erreicht wird. In unserer Kanzleipraxis erleben wir genau dieses Szenario immer wieder. Viele HR-Teams und Global Mobility Manager wiegen sich in falscher Sicherheit, weil für deutsche Visumsverfahren nicht zählt, wie großzügig ein Vergütungspaket insgesamt wirkt, sondern wie es rechtlich strukturiert ist.

Warum lehnt die Bundesagentur für Arbeit trotz hohem Gesamtpaket ab?

Der Knackpunkt bei Entsendungen und der Beschäftigung ausländischer Fachkräfte liegt im strikten Trennungsprinzip der deutschen Behörden. Die Bundesagentur für Arbeit und die Ausländerbehörden prüfen bei der Zustimmung zur Beschäftigung gemäß § 39 AufenthG sehr genau, ob die gesetzlichen oder tariflichen Mindestgehaltsgrenzen eingebracht werden – wie etwa bei der Blauen Karte EU nach § 18g AufenthG oder bei Fachkräften mit akademischer Ausbildung nach § 18b AufenthG. Was aus Sicht einer HR- oder Finanzabteilung als fester Teil der Gesamtvergütung gilt, wird von den Behörden oft als bloße Aufwandsentschädigung eingestuft.

Die entscheidende Rechtsfrage der Behörden lautet stets: Handelt es sich um eine Gegenleistung für die eigentliche Arbeitsleistung oder um eine Leistung mit Zweckbindung zur Abdeckung von Zusatzkosten? Sämtliche Pauschalen und Benefits, die arbeitsbezogene Nebenkosten ausgleichen – wie Housing Allowances, Relocation-Zuschüsse oder Schulgeldübernahmen – werden von der Prüfungsbehörde rigoros aus der Gehaltsberechnung herausgerechnet. Selbst wenn das Gesamteinkommen sechsstellig ist, bleibt für die rechtliche Bewertung nur das bereinigte Grundgehalt übrig.

Welche Zulagen zählen tatsächlich zum Mindestgehalt?

In der behördlichen Verwaltungspraxis existiert nur ein sehr enger Spielraum für anrechenbare Zulagen. Grundsätzlich lassen sich vor allem zwei Arten von Zusatzleistungen gegenüber den Visastellen erfolgreich als Gehaltsbestandteil argumentieren: Die Cost-of-Living-Allowance (COLA) sowie die sogenannte Funktionszulage. Eine COLA wird anerkannt, wenn sie den realen Kaufkraftverlust zwischen dem Herkunftsland (z. B. USA oder UK) und Deutschland ausgleicht und auf einer konkreten Indexierung beruht. Sie darf jedoch kein pauschaler Bonus sein. Die Funktionszulage wiederum wird akzeptiert, wenn sie eine dauerhafte Erweiterung des Aufgabenbereichs und der Verantwortung während der Entsendung widerspiegelt.

Doch auch bei diesen beiden Ausnahmen entscheidet ein zentrales Kriterium über Wohl oder Wehe des Visumsantrags: Der entscheidende Gradmesser für die Anerkennung durch die Behörden ist die Unwiderruflichkeit und Garantierung der Vergütung.

Sobald eine Vergütung variabel gestaltet ist, lehnen die Behörden die Anrechnung auf die Gehaltsschwelle konsequent ab. Leistungsabhängige Boni, Ermessensprämien oder erfolgsabhängige Variablen mögen vertraglich fest zugesagt sein, gelten im Visumsrecht jedoch als unsicher. Da die Erfüllung der Gehaltsschwelle – beispielsweise für die Blaue Karte EU gemäß § 18g AufenthG – für den gesamten Gültigkeitszeitraum der Aufenthaltserlaubnis garantiert sein muss, akzeptiert die Behörde keinerlei Schwankungsrisiko. Eine Zulage zählt folglich nur dann, wenn sie bedingungslos, fix und monatlich garantiert ausgezahlt wird.

Wie lösen Arbeitgeber das Gehaltsproblem bei Inbound-Entsendungen rechtssicher?

Wenn Sie Toptalente aus Drittstaaten nach Deutschland holen und das Grundgehalt die gesetzlichen Schwellenwerte knapp unterschreitet, bringt das Festhalten an komplexen internationalen Zulagenstrukturen oft unnötige Verzögerungen mit sich. In der Kanzleipraxis raten wir Arbeitgebern in solchen Fällen zu einer pragmatischen Umgestaltung der Prioritäten.

Anstatt zu versuchen, komplizierte US- oder UK-Style-Allowances gegenüber der Ausländerbehörde oder der Arbeitsagentur zeitintensiv zu rechtfertigen, liegt die Lösung oft in einer einfachen Vertragsanpassung: Die effektivste Strategie besteht darin, umstrittene Zulagen gestrichen zu lassen und stattdessen das vertragliche Grundgehalt direkt auf die erforderliche Mindestgehaltsschwelle anzuheben.

Für HR-Abteilungen bedeutet dies eine klare Abwägung. Das finanzielle Gesamtspektrum für das Unternehmen bleibt oft identisch, aber die rechtliche Einordnung ändert sich schlagartig von einer variablen oder zweckgebundenen Leistung hin zu einem garantierten Festgehalt. Das nimmt den Behörden jegliche Angriffsfläche zur Beanstandung und beschleunigt das Visumsverfahren erheblich.

Fazit: Mit der richtigen Gehaltsstruktur Verzögerungen beim Visum vermeiden

Ein optisch großzügiges Compensation Package schützt nicht vor einer Ablehnung des Visums. Um Führungskräfte und Fachkräfte aus den USA, Großbritannien, Kanada oder anderen Drittstaaten ohne Bürokratiehürden nach Deutschland zu holen, müssen Arbeitgeber die strengen Kriterien des deutschen Aufenthaltsrechts berücksichtigen. Variablen und zweckgebundenen Aufwandsentschädigungen verweigert die Bundesagentur für Arbeit die Anrechnung. Wer Verzögerungen im Onboarding vermeiden will, setzt von Anfang an auf garantierte, feste Gehaltsbestandteile oder erhöht das Grundgehalt gezielt auf die geforderte Schwelle. Wir unterstützen Sie als Kanzlei gerne dabei, Ihre Entsendezustimmungen und Arbeitsverträge vor der Einreichung visa-konform zu gestalten.