Online-System des KVR München funktioniert nicht richtig

Es ist ein Moment der Erleichterung, auf den viele Expats und Unternehmen wochenlang hinarbeiten: Der Login in das Online-Portal der Ausländerbehörde München, das Kreisverwaltungsreferat (KVR), zeigt endlich eine Veränderung an. Wo zuvor „in Bearbeitung“ stand, prangt nun in freundlichem Grün das Wort „Abgeschlossen“. Die Anspannung fällt ab, die Reiseplanung für den nächsten Auslandseinsatz oder den Heimaturlaub des Praktikanten beginnt. Doch die Erleichterung schlägt oft schneller in Frustration um, als den Betroffenen lieb ist. Tage vergehen, die Post bleibt leer, und im E-Mail-Postfach findet sich keine Bestätigung. In unserer täglichen Praxis als Rechtsanwälte für Visumsrecht erleben wir immer häufiger, dass die digitale Anzeige des KVR München kaum noch mit der rechtlichen oder tatsächlichen Realität korrespondiert. Was als Fortschritt in der Verwaltung angepriesen wurde, entpuppt sich für viele als eine Sackgasse aus technischem Versagen und bürokratischer Intransparenz, die weitreichende Konsequenzen für den Aufenthaltsstatus haben kann.

Diskrepanz zwischen Anzeige und Realität

Das Kernproblem, mit dem uns Mandanten derzeit konfrontiert sehen, ist die mangelnde Aussagekraft der Statusaktualisierungen im Münchner System. Wenn ein Verfahren online als abgeschlossen markiert wird, bedeutet dies im Behördenkontext theoretisch, dass ein Verwaltungsakt vollzogen wurde – also entweder die Genehmigung erteilt oder der Antrag abgelehnt wurde. In der Realität beobachten wir jedoch eine gefährliche Diskrepanz. Der Status springt um, doch die notwendigen Dokumente, wie etwa die elektronische Aufenthaltstitel-Karte (eAT) oder auch nur eine vorläufige Bescheinigung, erreichen die Antragsteller nicht. In manchen Fällen liegt dies an internen Schnittstellenproblemen zwischen der Software und dem Druckzentrum der Bundesdruckerei, in anderen Fällen scheint der Status „Abgeschlossen“ lediglich zu bedeuten, dass der Vorgang intern in ein anderes System übertragen wurde, ohne dass tatsächlich eine finale Entscheidung an den Bürger kommuniziert wurde. Für die Betroffenen ist dieser Zustand fatal, da sie sich in einer rechtlichen Grauzone wähnen: Ist der Aufenthalt nun rechtmäßig verlängert, oder droht bei einer Polizeikontrolle oder am Flughafen Ärger, weil kein physischer Nachweis vorliegt?

Wenn die Reisebereitschaft zur rechtlichen Gefahr wird

Besonders kritisch wird die Situation, wenn, wie so oft bei Praktikanten oder internationalen Fachkräften, dringende Auslandsreisen anstehen. Hier kollidiert die digitale Unzuverlässigkeit mit hartem Aufenthaltsrecht. Wer ohne gültiges Dokument oder eine entsprechende Bescheinigung die Grenze überschreitet, riskiert nicht nur die Verweigerung der Wiedereinreise, sondern bringt auch seinen laufenden Aufenthaltstitel in Gefahr. Wir sehen in unserer Beratungspraxis oft, dass verzweifelte Versuche, die Behörde über das offizielle Kontaktformular zu erreichen, ins Leere laufen. Die automatisierten Antworten vertrösten auf Wochen, während die Fristen für den Reiseantritt unerbittlich näher rücken. In solchen Momenten ist die reine Hoffnung auf ein baldiges Eintreffen der Post kein guter Ratgeber. Es braucht eine proaktive Strategie, um den Status der „Fiktionswirkung“ – also das Fortbestehen des bisherigen Aufenthaltsrechts während der Bearbeitungszeit – zweifelsfrei nachweisen zu können. Ohne ein physisches Papier in den Händen ist die digitale Anzeige „Abgeschlossen“ für Grenzbeamte oder Fluggesellschaften schlicht wertlos.

Der Weg über den Notfalltermin und die Fiktionsbescheinigung

Wenn das Online-System versagt und die Kommunikation abreißt, bleibt oft nur der Weg über den sogenannten Notfalltermin. München bietet für Fälle, in denen ein dringendes Reisebedürfnis besteht und das Visum kurz vor dem Ablauf steht oder der Prozess stockt, spezielle Zeitfenster an. Wir raten unseren Mandanten in diesen Fällen dringend dazu, nicht passiv auf eine Reaktion des Kontaktformulars zu warten, da die Bearbeitungszeiten dort derzeit unkalkulierbar sind. Stattdessen muss die Beantragung einer Fiktionsbescheinigung nach § 81 Abs. 4 AufenthG forciert werden. Dabei ist es von entscheidender Bedeutung, dass der Antragsteller lückenlose Nachweise über den bisherigen Prozess erbringt. Dazu gehören der Screenshot der Online-Einreichung, die Bestätigung der Gebührenzahlung und idealerweise auch ein Nachweis über den aktuellen, irreführenden Status im Portal. Diese Dokumente fungieren als Schutzschild gegenüber der Behörde, um zu belegen, dass die Verzögerung nicht im Verantwortungsbereich des Antragstellers liegt. Ein Notfalltermin ist jedoch kein Selbstläufer; die Dringlichkeit muss glaubhaft dargelegt werden, etwa durch Buchungsbestätigungen oder Schreiben des Arbeitgebers. 

Strategische Absicherung durch anwaltliche Dokumentation

Im schlimmsten Fall muss ein Anwalt hinzugezogen werden. In der Zusammenarbeit mit dem KVR München hat sich gezeigt, dass eine fundierte Dokumentation der einzige Schutz gegen die Unzulänglichkeiten der Technik ist. Wir empfehlen Unternehmen und Einzelpersonen, jeden Schritt im Online-Portal penibel per Screenshot festzuhalten. Da das System keine verlässliche Historie bietet und Statusmeldungen ohne Vorwarnung verschwinden oder sich ändern können, ist diese eigene Beweissicherung essenziell. Sollte es hart auf hart kommen und eine Untätigkeitsklage oder ein Eilverfahren vor dem Verwaltungsgericht notwendig werden, bilden diese Belege das Fundament unserer Argumentation. Es reicht in der heutigen Zeit leider nicht mehr aus, sich auf die ordnungsgemäße Funktion staatlicher IT-Infrastruktur zu verlassen. Als Anwaltskanzlei übernehmen wir hier oft die Rolle des Vermittlers, der durch gezielte rechtliche Intervention die Blockaden in der Sachbearbeitung löst. Oft bewirkt ein offizielles Schreiben auf anwaltlichem Briefkopf, das die rechtlichen Konsequenzen der Untätigkeit aufzeigt, eine deutlich schnellere Reaktion als das hunderte Male genutzte Online-Kontaktformular.

Fazit: Wachsamkeit trotz digitaler Bestätigung

Zusammenfassend lässt sich festhalten, dass das Online-Portal des KVR München derzeit mit erheblichen Kinderkrankheiten zu kämpfen hat, die für die Nutzer existenzbedrohende Ausmaße annehmen können. Ein „Abgeschlossen“-Status ist ohne den Erhalt des physischen Dokuments oder einer schriftlichen Bestätigung mit Vorsicht zu genießen. Wir raten dringend davon ab, darauf basierend verbindliche Reiseentscheidungen zu treffen. Wenn die Rückmeldung ausbleibt, ist das Handeln innerhalb des 7-Tage-Fensters vor Ablauf des Titels oder vor Reiseantritt durch die Beantragung einer Fiktionsbescheinigung via Notfalltermin der einzig rechtssichere Weg. Verlassen Sie sich nicht auf die Technik, sondern auf eine lückenlose Dokumentation Ihrer Anträge. Wir stehen bereit, um in diesen komplexen Fällen die nötige Rechtssicherheit zu schaffen und sicherzustellen, dass Ihre internationale Mobilität nicht an einem fehlerhaften Status-Update scheitert.